Mithilfe des Flow Builders kannst du Rechnungen automatisch erzeugen, indem du die zugehörigen Flows anpasst oder neue Flows erstellst.
Besonders dann, wenn Rechnungen immer zu einem klar definierten Zeitpunkt im Bestellprozess erstellt werden sollen – zum Beispiel beim Erreichen eines bestimmten Bestellstatus oder nach Zahlungseingang - sparst du dir die mühsame händische Erstellung von Rechnungen.
Im Folgenden findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die automatische Rechnungserstellung. Allgemeine Informationen und Tipps zum Flow Builder findest du hier.
Stelle sicher, dass Rechnungen nur über einen Weg erzeugt werden.
Wenn du bereits vor Picken & Packen eine Rechnung erstellt – egal ob über einen Flow oder manuell – wird im WMS keine weitere Rechnung erzeugt.
Prüfe daher vor der Einrichtung eines Flows genau, ob Rechnungen bereits über andere Prozesse erzeugt werden, zu welchem Zeitpunkt sie entstehen sollen und keine doppelten Rechnungen entstehen.
Wann ist die Rechnungserstellung per Flow sinnvoll?
Die automatische Rechnungserstellung über den Flow Builder eignet sich vor allem dann, wenn:
Rechnungen immer zu einem bestimmten Ereignis im Bestellprozess erstellt werden sollen (z. B. bei einem Statuswechsel)
Rechnungen unabhängig vom WMS erzeugt werden sollen
Rechnungen nicht manuell im Backend erstellt werden sollen
Wenn du Pickware WMS nutzt, solltest du vor der Einrichtung prüfen, ob und an welcher Stelle Rechnungen bereits über das WMS erzeugt werden, um doppelte Rechnungen zu vermeiden.
Empfohlener Zeitpunkt zur Rechnungserstellung
In vielen Prozessen hat es sich bewährt, Rechnungen beim Wechsel des Bestellstatus auf „In Bearbeitung“ zu erzeugen. Zu diesem Zeitpunkt ist in der Regel sichergestellt, dass die Bestellung vollständig vorliegt und weiterverarbeitet werden kann.
Welcher Auslöser für dich sinnvoll ist, hängt von deinem individuellen Prozess ab – etwa davon, ob Rechnungen vor oder nach dem Zahlungseingang erstellt werden sollen.
Automatische Rechnungserstellung im Flow ergänzen
- Gehe auf Einstellungen → Shop → Flow Builder und klicke oben auf Flow hinzufügen.
- Vergib einen Namen und optional eine Beschreibung für deinen Flow. Wenn mehrere Flows denselben Auslöser verwenden, kannst du hier über die Priorität festlegen, in welcher Reihenfolge die Flows ausgeführt werden. Setze anschließend den Button Aktiv.
- Wechsle als nächstes in den Tab Flow und wähle den Auslöser, der am besten zu deinen Prozessen passt.
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Füge darunter eine neue Aktion hinzu. Die gewünschte Aktion findest du unter Allgemein → Dokumente erzeugen. Wähle dann als zu erzeugendes Dokument den Typ Rechnung sowie das Lager, auf welches sich das Dokument beziehen soll, aus. Klicke dann auf Aktion hinzufügen.
- Speichere nun den Flow über den Button oben rechts. Bei Bedarf kannst du noch weitere Aktionen oder Bedingungen einfügen, um deine Prozesse besser abbilden zu können.
Rechnungen per E-Mail an deine Kunden senden
Du kannst deinen Rechnungsprozess noch weiter automatisieren, indem du deine E-Mail Vorlage um einen Button erweiterst, über den deine Kunden die Rechnung direkt aufrufen können. Wie du dafür vorgehst, wird hier beschrieben.