In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du die Kundennummern in deiner Pickware Admin anpassen kannst, sodass sie mit denen in deiner Shopify Admin übereinstimmen. Für den Fall, dass du neue Kundenkonten direkt in der Pickware Admin anlegen möchtest, beispielsweise für B2B Kunden, zeigen wir dir auch hier kurz, was dazu zu beachten ist.
Kundennummern für importierte Kundenkonten anpassen
Für neu importierte Kunden wird automatisch jeweils eine fünfstellige Kundennummer vergeben, die standardmäßig ab 10000 beginnt. In diesem Beitrag beschreiben wir, wie du deine Kundennummern für bestehende Kunden anpassen kannst.
Manuelle Anpassung der Kundennummern
Öffne die Kundenübersicht in der Pickware Admin unter Kunden → Übersicht. Doppelklicke dort in die Zeile Kundennummer und passe den Wert wie gewünscht an. Speichere dann deine Änderungen über den blauen Haken rechts am Ende der Zeile.
Anpassung der Kundennummern per CSV-Import
Gehe zu Einstellungen → Shop → Import/Export und wähle im Tab Export das Profil Standardprofil Kunde aus. Lade die CSV-Datei herunter und ändere dort die Kundennummern. Anschließend kannst du die Datei im Tab Import wieder hochladen. Bitte beachte zum korrekten Umgang mit CSV-Dateien auch diesen Beitrag.
Nummernkreis für Kundennummern anpassen
Du kannst den Nummernkreis für deine Kundennummern unter Einstellungen → Shop → Nummernkreise → Kunden anpassen.
Hinweis zu doppelten Kundennummern
Es ist grundsätzlich möglich, Kundennummern (manuell) mehrfach zu vergeben. Auch wenn eine manuell vergebene Kundennummer innerhalb des festgelegten Nummernkreises liegt, wird diese durch den Automatismus erneut vergeben. Idealerweise solltest du daher die Änderungen an den Kundennummern einmalig per CSV-Import vornehmen und dann den Wert Startnummer für diesen Nummernkreis entsprechend anpassen. Hier ein Beispiel:
Die aktuellste Kundennummer ist die 10002. Per CSV Datei werden 500 bestehende Kundenkonten angepasst, diese erhalten die Nummern 10003 bis 10503.
Nachdem du die CSV Datei importiert hast, wird die Startnummer des Nummernkreises auf 10504 angepasst, sodass alle anschließend vom System erstellen Kundennummern bei 10504 beginnen.
Kundenkonten anlegen
Wenn du deine B2B Bestellungen über die Pickware Admin abwickeln möchtest, benötigst du zunächst entsprechende Kundenkonten. Über Kunden → Kunden anlegen kannst du ein neues Kundenkonto erstellen.
Damit alle buchhalterischen Vorgaben für B2B Rechnungen erfüllt werden, ist es wichtig, dass du im oberen Feld den Kundentyp Gewerblich auswählst. Die weiteren notwendigen Konfigurationen für B2B Kunden im Bezug auf das Rechnungsdokument findest du hier.
Wie kann ich die USt-IdNr. eines Kunden über Drittanbieter-Apps in Pickware importieren?
Wenn du im Shopify Checkout die USt-IdNr. deiner Geschäftskunden abfragst, kann diese Information automatisch an Pickware übertragen werden. Dafür steht in Shopify ein eigenes Metafeld von uns am Kunden zur Verfügung, das von Drittanbieter-Apps oder über Shopify Flow befüllt werden kann.
Dieses Metafeld ist standardmäßig ausgeblendet, kann aber ganz einfach angepinnt werden. Gehe hierzu im Metafelder Bereich auf Alle anzeigen und klicke auf das kleine Pin-Symbol:
Anschließend kannst du das Feld direkt in der Kundenansicht befüllen.
Sobald das Metafeld mit einem Wert hinterlegt ist, wird das Kundenkonto in Pickware als gewerblich markiert und die USt-IdNr. im zugehörigen Feld gespeichert. Auf Rechnungen erscheint die USt-IdNr. automatisch, sofern das Kundenkonto als gewerblich angelegt ist.
Das Metafeld ist hierbei ein einfacher einzeiliger Text ohne Formatprüfung, sodass alle USt-IdNr.-Varianten erfasst werden können. Außerdem werden die Kundendaten nicht überschrieben, wenn ein leerer Wert aus Shopify übertragen wird.
Wie erfolgt der Import der USt-IdNr.?
Mit Drittanbieter-Apps wie Eshop Guide B2B, Latori Tax Exempt Manager oder Exemptify kannst du die im Checkout eingegebenen USt-IdNr. erfassen.
Nutze dann die kostenlose Shopify-App Flow, über die du per Anlegen eines entsprechenden Flows die USt-IdNr. automatisiert von deiner gewählten Drittanbieter-App in das Pickware-Metafeld übertragen lassen kannst. Alternativ kannst du die USt-IdNr. natürlich auch händisch eintragen.
Pickware importiert die USt-IdNr. dann bei jeder Änderung am Metafeld und speichert sie im gewerblichen Kundenkonto. Ist zusätzlich am Unternehmensstandort eine USt-IdNr. hinterlegt, wird diese nur berücksichtigt, wenn das Pickware-Metafeld leer ist. Die USt-IdNr. erscheint auf Rechnungen dann automatisch, sofern das Kundenkonto als gewerblich angelegt ist.
Das von Shopify Plus zur Verfügung gestellte Feld zur USt-IdNr. in den Kundeninformationen wird nicht automatisiert ausgelesen. Sollte es dennoch manuell abweichend befüllt worden sein, hat unser Pickware-Metafeld immer Priorität.
Pickware setzt das Kundenkonto automatisch auf den Typ Gewerblich, sobald ein Wert im Metafeld hinterlegt ist.
Kundengruppen erstellen
Wenn du für bestimmte Gruppen eigene Preise anbieten möchtest, ist es sinnvoll, hierzu eine entsprechende Kundengruppe anzulegen und diese den betreffenden Kundenkonten zuzuordnen.
Um eine Kundengruppe anzulegen, gehe zu Einstellungen → Shop → Kundengruppen und klicke oben rechts auf die Schaltfläche Kundengruppe anlegen. Hier kannst du nun einen Namen vergeben und festlegen, ob die Preise als Brutto oder Netto angezeigt werden sollen.
Nähere Informationen zur Möglichkeit, individuelle Preise je Kundengruppe festzulegen, findest du hier: Wo kann ich welche Produktinformationen pflegen?
Eigenen Nummernkreis erstellen
Für neue Kunden wird automatisch eine Kundennummer vergeben, entsprechend der Vorgaben im Standard Nummernkreis für Kunden. Um einen eigenen Nummernkreis zu erstellen, gehe zu Einstellungen → Shop → Nummernkreise → Nummernkreis anlegen.
Damit du den Eintrag speichern kannst, musst du einen Namen und eine Startnummer vergeben sowie weiter unten im Bereich Zuweisung einen Informationstyp auswählen, für den der Nummernkreis verwendet werden soll. Anschließend musst du dem Nummernkreis noch einen oder mehrere Verkaufskanäle zuordnen, damit dieser auch verwendet wird. Wenn für einen Verkaufskanal kein expliziter Nummernkreis für Kunden existiert, wird auf den Standardnummernkreis zurückgegriffen.