Mit Pickware verwaltest du zentral den Bestand deines Shopify Shops, steuerst den Wareneinkauf, führst Inventuren durch und bewertest den Warenbestand. Der Bestand wird automatisch oder manuell an den verbundenen Standort übertragen.
Der nachfolgende Artikel zeigt dir, wo du den Bestandsabgleich konfigurieren kannst und wo du einmalig deinen Bestand aus Shopify in Pickware importieren kannst. Weitere Hintergrundinformationen zur Funktionsweise des Bestandsabgleichs findest du in diesem Beitrag: Wie funktioniert der Bestandsabgleich zwischen Pickware und Shopify?
Vor der ersten Nutzung
Wenn du mit Pickware startest, werden alle deine Produkte automatisch nach Pickware importiert. Dabei werden auch alle Bestände übertragen. Stelle deshalb sicher, dass deine Bestände in Shopify korrekt gepflegt sind. Selbstverständlich kannst du Fehler aber auch später noch korrigieren.
Sobald du Bestände nach Pickware übertragen hast, nimmst du Änderungen am Lagerbestand am besten nur noch in Pickware vor. Alle Änderungen am Bestand werden dann entweder per automatischem oder manuellem Bestandsexport nach Shopify übertragen.
Konfiguration des Bestandsabgleiches in Pickware
Klicke in deiner Pickware Admin links im Hauptmenü im Bereich Verkaufskanäle auf deinen verbundenen Shopify Shop, für den du den Bestandsabgleich konfigurieren möchtest. Wähle dann den Tab Bestandsabgleich. Folgende Möglichkeiten zur Konfiguration stehen dir dort zur Verfügung:
Verbundener Shopify-Standort:
Dies ist der Shopify-Standort, in den der gesamte Lagerbestand aus Pickware exportiert wird. Die Summe aller online verfügbaren Bestände aus Pickware wird der Lagerbestand in diesem Shopify-Standort. Weitere Informationen zum verbundenen Standort findest du hier:
- Wie verknüpfe ich einen Shopify Standort mit Pickware?
- Welche Bedeutung hat der Shopify Standort für Pickware?
Bestandsexport (Pickware → Shopify):
Der Bestandsexport schreibt den online verfügbaren Bestand aller Lager in Pickware in den verbundenen Shopify-Standort. Wenn du den automatischen Bestandsexport aktivierst, kannst du hier die Startzeit und das Intervall für den Abgleich festlegen.
Du kannst an dieser Stelle den Bestandsexport auch manuell durchführen. Wenn du Pickware für deine Bestandsverwaltung nutzen möchtest, sollte idealerweise auch der automatische Bestandsexport aktiviert sein. Nur so ist sichergestellt, dass Änderungen am Bestand immer nach Shopify übertragen werden.
Bitte beachte, dass der Export je nach Menge deiner verwalteten Produkte einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Bestandsimport (Shopify → Pickware):
Diese Option kannst du verwenden, um den Bestand aus deinem mit Pickware verbundenem Shopify-Standort für alle Produkte in Pickware zu übernehmen. Bitte beachte, dass bei einem Import der gesamte Bestand aus deinem Shopify-Standort in dein Pickware Standardlager geschrieben wird. Wenn du also schon angefangen hast, deine Bestände in Pickware zu verwalten, solltest du diese Option nur im Ausnahmefall verwenden.
Alle offenen Bestellungen aus Shopify in Pickware importieren
Damit der korrekte verfügbare Bestand berechnet werden kann, müssen alle offenen Bestellungen aus Shopify nach Pickware importiert werden. Wenn der automatische Bestellimport aktiviert ist, werden ab diesem Zeitpunkt automatisch alle neu eingehenden Bestellungen aus Shopify nach Pickware importiert. Um aber auch schon existierende noch offene Bestellungen zu übertragen, musst du diese manuell importieren. Hierzu kannst du in Shopify eine beliebige Änderung an der Bestellung vornehmen, indem du beispielsweise einen beliebigen Tag setzt. Dies führt dazu, dass die Bestellung nach Pickware übertragen wird. Eine ausführliche Anleitung findest du hier: Wie löse ich den Bestellimport manuell aus?
Nutzung des Bestandsabgleiches
Den Bestandsabgleich kannst du in zwei Richtungen nutzen:
- Bestandsexport (Pickware → Shopify): Für den laufenden Betrieb. Pickware ist dein zentrales Bestandsverwaltungssystem. Bestände werden hier gepflegt und nach Shopify exportiert. Dies geschieht automatisch und kann bei Bedarf auch manuell durchgeführt werden.
- Bestandsimport (Shopify → Pickware): Ist für Sonderfälle oder die Einrichtung geeignet. Der Bestandsimport kann nur manuell ausgelöst werden und importiert alle im verbundenen Shopify-Standort gepflegten Bestände und schreibt sie in dein Pickware Standardlager. Im laufenden Betrieb solltest du diese Funktion nicht verwenden, da Pickware das bestandsführende System ist.
Mit dem Bestandsexport wird der Bestand deiner Produkte in Shopify mit den Bestandswerten aus Pickware überschrieben. Stelle deshalb sicher, dass du in Pickware die korrekten Bestände gepflegt hast, bevor du den Bestandsabgleich aktivierst.
Automatischer Bestandsexport
Der Bestandsexport überträgt den verfügbaren Bestand deiner Produkte in Pickware an einen Standort deines Shopify Shops. Der Abgleich kann pro verbundenem Shopify Shop automatisch täglich (oder mehrmals täglich) zu einer festen Uhrzeit und/oder jederzeit auch manuell ausgeführt werden.
Wenn du deinen Shopify Shop mit Pickware verbunden hast, ist der automatische Bestandsexport zunächst deaktiviert. Beachte bitte unbedingt die Hinweise unter der Überschrift Vor der ersten Nutzung und mache dich mit der grundsätzlichen Funktionsweise des Bestandsabgleiches vertraut, bevor du den automatischen Export aktivierst oder einen manuellen Export startest.
Sobald du den automatischen Bestandsexport aktivierst, wird im von dir konfigurierten Intervall der Bestand aus Pickware nach Shopify automatisch übertragen. So ist sichergestellt, dass Änderungen an deinem Bestand (durch Wareneingänge, Inventur, etc.) regelmäßig nach Shopify übertragen werden.
Manuellen Bestandsexport durchführen
Hast du wichtige Änderungen an deinem Bestand in Pickware vorgenommen (z. B. Wareneingang nach einer großen Lieferantenbestellung, Inventur, manueller Ein- oder Auslagerungsvorgang), die du kurzfristig nach Shopify übertragen möchtest, kannst du hierzu den manuellen Bestandsexport nutzen.
Klicke dazu auf den Namen deines Shopify Verkaufskanals links im Menü, wähle den Tab Bestandsabgleich und klicke dann auf Bestände nach Shopify exportieren.
Bestandsänderungen bei Bestellimport
Wenn in der Pickware Admin für den Shopify Verkaufskanal der Bestellimport aktiviert ist, wird mit Eingang einer neuen Bestellung sowohl in Shopify als auch in Pickware automatisch der Bestand für die offenen Bestellpositionen reserviert.
Beim Versenden von Bestellungen in Pickware oder Shopify wird sowohl in Pickware als auch in Shopify automatisch der Lagerbestand ausgebucht und die Bestandsreservierung aufgehoben. Ein manueller Bestandsexport ist nicht notwendig.