Pickware ermöglicht es dir, den Warenbestand deines Shopify Shops zentral in Pickware zu verwalten. Damit du jederzeit den Überblick über deine Lagerbestände behältst und dein Onlineshop stets aktuelle Bestandsinformationen anzeigt, können die Bestände automatisch zwischen Pickware und Shopify synchronisiert werden.
Nutzt du Pickware für die Lagerverwaltung, empfehlen wir, Pickware als das bestandsführende System zu nutzen. Du kannst jedoch weiterhin Bestellungen in Shopify versenden oder in Shopify Änderungen am Bestand vornehmen, welche dann mithilfe des Bestandimports nach Pickware übertragen werden können.
Was ist der Bestandsabgleich?
Der Bestandsabgleich teilt sich in den Bestandsexport und Bestandsimport auf. Je Verkaufskanal wählst du einen Shopify Standort aus, in welchen oder von welchem dann Bestand übertragen wird.
Bestandsexport
Beim Bestandsexport wird Bestand aus deiner Pickware Admin nach Shopify exportiert. Der Bestandsexport kann automatisiert in einem Intervall zwischen 15 Minuten und 24 Stunden ausgeführt werden. Zusätzlich kannst du den Bestandsexport auch manuell anstoßen. Der Bestandsexport sorgt dafür, dass Shopify genau den Bestand anzeigt, der in Pickware unter Berücksichtigung aller Lager und Bestellungen geführt wird.
Durch den Bestandsexport werden die Bestände der Produkte im ausgewählten Standort deines Shopify Shops unwiderruflich überschrieben. Stelle daher sicher, dass die Bestände in Pickware korrekt sind, bevor du sie nach Shopify überträgst.
Bestandsimport
Beim Bestandsimport wird Bestand aus Shopify in deine Pickware Admin importiert. Der Bestandsimport kann nur manuell durchgeführt werden.
Durch den Bestandsimport werden die Bestände der Produkte in Pickware unwiderruflich überschrieben. Stelle daher sicher, dass die Bestände in Shopify korrekt sind, bevor du sie nach Pickware überträgst.
Bestandsabgleiche einsehen
Alle Bestandsimporte und -exporte kannst du unter Einstellungen → Shop → Import/Export (Pickware) einsehen. Rechts über das Filter Symbol kannst du nach dem gewünschten Profil filtern (Shopify Bestandsimport bzw. Shopify Bestandsexport).
Hier siehst du dann beispielsweise, ob der Export/Import erfolgreich abgeschlossen wurde und kannst über den Download Button ganz rechts die CSV-Datei herunterladen. Innerhalb der Datei siehst du auch, an welcher Stelle welcher Fehler aufgetreten ist.
Welche Rolle spielen der Shopify Standort und die Lager in Pickware?
In Shopify kannst du mehrere Standorte pflegen und jeweils einen Shopify Standort mit einem Verkaufskanal in deiner Pickware Admin verbinden. Der jeweils ausgewählte Shopify Standort ist der Ort an welchem und von welchem Bestände beim Bestandsabgleich übertragen werden. Der Shopify Standort kann in den Verkaufskanaleinstellungen deiner Pickware Admin im Tab Bestandsabgleich ausgewählt werden. Weitere Informationen findest du auch hier.
In Pickware kannst du hingegen mehrere Lager nutzen. Beim Bestandsexport wird dann der Bestand aller Lager, deren Bestand als Online verfügbar konfiguriert ist, an den einen verknüpften Shopify Standort übertragen.
Wie wird der Bestand in Pickware berechnet?
Der verfügbare Bestand wird in Pickware berechnet und dann an Shopify übertragen. Dies ist der Bestand, der für Kunden zum Verkauf freigegeben ist. Der verfügbare Bestand setzt sich folgendermaßen zusammen:
- Lagerbestand aller Lager: Die physisch vorhandenen Artikel in deinen Lagern, deren Bestand als Online verfügbar gekennzeichnet ist.
- Abzüglich offener Bestellungen: Sobald eine Bestellung eingeht, wird der entsprechende Bestand reserviert, bis die Bestellung versendet wurde.
Beispiel: Wenn du 10 Artikel auf Lager hast und 2 Bestellungen noch offen sind, beträgt der verfügbare Bestand 8 Stück. Genau dieser Wert wird als verfügbarer Bestand an Shopify übertragen.
Du kannst den Lagerbestand aus bestimmten Lagern für den Onlineverkauf ausschließen. Dies ist beispielsweise für Retourenlager sinnvoll, wenn Ware aus Retouren vor dem Wiederverkauf geprüft werden soll. Weitere Informationen zur Onlineverfügbarkeit von Lagern findest du in diesem Beitrag.
Warum müssen alle offene Bestellungen aus Shopify vor der Nutzung in Pickware importiert sein?
Damit Pickware den richtigen verfügbaren Bestand berechnen kann, müssen alle offenen Bestellungen aus Shopify in Pickware importiert worden sein. Falls Bestellungen fehlen, z. B. weil Pickware erst mit deinem Shopify Shop verbunden wurde, nachdem dort bereits Bestellungen bearbeitet wurden, kennt Pickware diese Reservierungen nicht und der Bestand wird falsch berechnet und somit falsch nach Shopify übertragen.
Um solche fehlenden Bestellungen aus Shopify nachträglich nach Pickware zu importieren, kannst du sie mit einem speziellen Tag versehen. So stellst du sicher, dass auch alte offene Bestellungen korrekt berücksichtigt werden.
Nicht importierte Bestellungen in Shopify werden bei der Berechnung des Bestands in Pickware nicht berücksichtigt. Dies kann zu fehlerhaften Beständen in Shopify führen. Stelle deshalb sicher, dass Pickware immer alle relevanten Bestellungen kennt, bevor du den automatischen Abgleich aktivierst.
Welche Änderungen aus Pickware werden nach Shopify übertragen?
Änderungen am Bestand aus Bestellungen
In einigen Fällen werden Änderungen am Bestand direkt sichtbar:
- Wenn Bestellungen in Shopify eingehen, wird der verfügbare Bestand unmittelbar reduziert, sowohl in Shopify als auch in Pickware. In gleichem Maße steigt in beiden Systemen der reservierte Bestand, der nun für die neue Bestellung reserviert wird.
- Wenn die Bestellung in Pickware versendet wird, ändert sich in Pickware der physische Lagerbestand. Diese Information wird auch unmittelbar an Shopify übertragen. Die Bestellung gilt dann als verschickt und es wird kein Bestand mehr reserviert.
- Wenn eine Bestellung in Shopify versendet wird, wird der Bestand in Pickware ebenfalls unmittelbar ausgebucht.
Sonstige Änderungen am Bestand in Pickware
Alle anderen Änderungen am Bestand, wie z. B. Wareneingänge, Einlagerungen, Auslagerungen, Änderungen durch Inventur, etc., werden nur durch den automatischen Bestandsexport im konfigurierten Intervall von Pickware nach Shopify übertragen.
Wenn du Pickware als bestandsführendes System verwendest, muss der automatische Bestandsabgleich also aktiviert sein.
Was passiert bei neuen Bestellungen in Shopify?
Wenn du den Bestellimport für deinen Shopify Verkaufskanal in Pickware aktiviert hast:
- Bestellimport: Neue Bestellungen aus Shopify werden automatisch nach Pickware übernommen.
- Bestandsreservierung: Die bestellten Artikel werden automatisch reserviert, sodass sie nicht anderweitig verkauft werden.
- Lagerabgang: Sobald du die Bestellung in Pickware versendest, wird der Bestand in Pickware und Shopify gleichzeitig ausgebucht und die Reservierung damit aufgehoben.
Mit Pickware für Shopify ist kein manueller Bestandsabgleich notwendig – alles läuft automatisch im Hintergrund.
Gehen Bestellungen ein, die aus einem anderen Standort, als den mit Pickware verbundenem ausgeführt werden, wird in Pickware kein Bestand reserviert.