Retouren können entweder von Shopify nach Pickware importiert oder direkt in Pickware angelegt werden. In diesem Beitrag erfährst du, wie du Retouren mit Pickware bearbeiten kannst. Außerdem findest du weiter unten eine Übersicht aller Retouren- und Rückerstattungsszenarien und wie sich diese auf Bestellmenge, Lagermenge und Buchhaltung auswirken.
Falls du deiner Retoure Austauschprodukte hinzufügen möchtest, findest du hier weitere Informationen.
Retouren direkt in Shopify bearbeiten
Die Retouren für deine Shopify Bestellungen kannst du direkt in der Shopify Administration bearbeiten. Alle Statusänderungen und Änderungen innerhalb der Bestellung werden dabei zwischen Pickware und Shopify synchronisiert.
Stelle in diesem Fall unbedingt sicher, dass du in der Pickware Admin in den Verkaufskanaleinstellungen im Feld Shopify Standort Auswahl den Shopify Standort entsprechend konfiguriert hast. Du kannst diesen dann bei der Einlagerung einer Retoure in Shopify auswählen, sodass die Bestandsänderung auch in Pickware verbucht wird. Wenn Retouren in deiner Shopify Administration gelöscht werden, wird auch der entsprechende Eintrag in der Pickware Admin entfernt.
Retouren mit Pickware WMS bearbeiten
Öffne in der WMS App das App Menü und wechsle in den Modus Wareneingang. Wähle hier Retoure aus und suche dann nach der betreffenden Bestellung. Du kannst hier aus allen versendeten Bestellungen und angekündigten Retouren wählen. Alternativ kannst du den Barcode auf dem Retourenetikett oder dem Lieferschein scannen und so direkt zur gewünschten Retoure gelangen.
Wechsle dann in den Tab Produkte. Dort kannst du die zurückgesendeten Produkte per Scan oder über die Suchfunktion auswählen. Dir werden zunächst die in der Bestellung enthaltenen Produkte unter Erwartete Produkte angezeigt, du kannst aber auch aus allen Produkten wählen und so auch Produkte hinzufügen, die nicht in der Bestellung enthalten waren.
Je Produkt kann nun die Anzahl angepasst und ein Retourengrund aus der Liste gewählt werden.
Wenn alle retournierten Produkte erfasst wurden, tippe oben rechts auf Sichern.
Du kannst nun entscheiden, ob alle Produkt eingelagert oder nicht eingelagert werden sollen. Bitte beachte hier den in der App angezeigten Hinweis: Wenn die Produkte an dieser Stelle eingelagert werden, können sie nicht mehr abgeschrieben werden. Wähle daher hier Nicht einlagern aus, wenn du die Produkte später noch abschreiben möchtest. Wenn du Einlagern auswählst, werden die Produkte auf ihrem Standardlagerplatz im gewählten Lager eingelagert.
Die Retoure wird anschließend auch in der Pickware Admin unter Bestellung → Retoure sowie in deiner Shopify Administration angelegt.
Retouren in der Pickware Admin bearbeiten
Retoure annehmen
Existierende Retouren können in der Pickware Admin über Bestellung → Retouren aufgerufen und weiter bearbeitet werden. Mit einem Klick auf die Retourennummer öffnet sich ein Fenster, in welchem du
- die retournierten Mengen anpassen kannst.
- einen Retourengrund hinzufügen oder bearbeiten kannst.
Der Zahlungsstatus deiner Retoure kann nicht in Pickware sondern nur in Shopify direkt bearbeitet werden. Die Statusänderungen werden anschließend auch nach Pickware übertragen. Ebenso kann auch die Rückererstattung nur in Shopify durchgeführt werden.
Weiter unten siehst du eine Statushistorie für den Retouren- und Zahlungsstatus. Über einen Klick auf Retoure annehmen speicherst du deine Änderungen.
Retoure einlagern
Deine Retoure befindet sich jetzt im Status Empfangen. Im nächsten Fenster kannst du
- die retournierten Mengen anpassen.
- den Retourengrund bearbeiten.
Klicke in der Retoure auf Retoure einlagern, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Du kannst nun auswählen, welche und wie viele der zurückgegebenen Produkte wieder eingelagert bzw. abgeschrieben werden sollen. Mit einem Klick auf Bestätigen werden deine Bestände entsprechend verbucht und können nicht mehr im Rahmen dieser Retoure korrigiert werden. Wieder einzulagernde Bestände werden jeweils auf dem Standardlagerplatz eingelagert. Sollte kein Standardlagerplatz hinterlegt sein, werden die Positionen auf den unbekannten Lagerplatz gebucht.
Sobald alle Positionen der Retoure bearbeitet wurden, erfolgt die Synchronisation an deine Shopify Administration.
Erstattung durchführen
In Shopify oder im Retourenportal kannst du nun die Rückerstattung veranlassen. Öffne dazu die Bestellung in Shopify und klicke auf Verarbeiten und zurückerstatten.
Über den anderen Button Zurückerstatten weiter oben führst du eine Rückerstattung ohne direkten Produktbezug durch, wo dementsprechend auch die Mehrwertsteuer nicht korrekt berrechnet wird. Du solltest daher stattdessen immer die Option Verarbeiten und zurückerstatten verwenden.
Hier kannst du wählen, ob die Rückerstattung sofort oder später erfolgen soll, welche Zahlungsmethode verwendet werden soll und in welcher Höhe die Rückerstattung erfolgen soll. Wenn die Checkbox unten aktiviert ist, erhalten deine Kunden eine Benachrichtigung über die Rückerstattung.
Der Hinweis Artikel kann nicht wieder eingelagert werden erscheint, wenn das Produkt bereits anderweitig in Shopify oder Pickware eingelagert wurde.
Klicke abschließend auf Verarbeiten und x,xx € zurückerstatten.
Wenn du die Rückerstattung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen möchtest, wähle unten rechts die entsprechende Option aus und klicke dann auf Retoure verarbeiten.
In diesem Fall siehst du folgende Erinnerung, wenn du die Bestellung in Shopify öffnest.
Rechnungskorrektur erstellen
In Pickware kannst du auf Basis der Rückerstattung manuell oder automatisiert eine Rechnungskorrektur erstellen. Mehr dazu findest du unter den verlinkten Beiträgen.
FAQ
Was passiert, wenn ich die Retoure in Pickware in ein Offline-Lager einbuche?
Der Bestand wird in Pickware wie gewohnt erhöht. In Shopify erfolgt keine Erhöhung des Bestands, da dieser nicht online verfügbar sein soll. Die Retoure hat dann in Shopify den Vermerk Bearbeitung erforderlich.
Was passiert, wenn im Retourenpaket weniger enthalten ist, als in der Retoure angemeldet war?
In Pickware soll immer nur die erhaltene Retourenmenge bestätigt werden, da sowohl in Pickware als auch in Shopify nur für genau die bestätigte Menge Bestand gebucht wird.
Übersicht aller Retouren- und Rückerstattungsszenarien
Hier findest du eine Übersicht möglicher Szenarien für Retouren und Rückerstattungen von Shopify Bestellungen und wie sich diese auf Bestellmenge, Lagermenge und Buchhaltung auswirken.
Grundsätzlich gilt:
Die Bestellmenge wird reduziert, wenn Erstattungen ohne Retouren durchgeführt werden, oder die Bestellmenge einer Position verringert wird.
Die Bestellmenge wird nicht verringert, wenn eine Position in Shopify retourniert wird. In diesem Fall wird eine Retoure in Pickware angelegt.
dass die Bestellmenge in allen Fällen reduziert wird, außer wenn eine Rückerstattung ohne Produktbezug erfolgt.
Szenario 1: Die Bestellung wurde noch nicht versendet
Wurde die Bestellung noch nicht versendet, kannst du die Bestellung in der Shopify Admin über die Schaltfläche Rückerstattung (Refund) anpassen. Zusätzlich kann eine Rechnungskorrektur in der Pickware Admin erstellt werden. Falls die Bestellung schon bezahlt wurde, kann darüber hinaus eine Erstattung in entsprechender Höhe in Shopify durchgeführt werden.
Je nachdem, ob du das entfernte Produkt wieder einlagerst, ergeben sich folgende Veränderungen:
Produkt wieder einlagern
- Bestellmenge wird reduziert
- verfügbarer Lagerbestand wird erhöht, die Reservierung wird aufgehoben
- Gesamtbetrag der Bestellung wird reduziert
Produkt nicht wieder einlagern
Dies ist der Fall, wenn das Produkt beispielsweise beschädigt ist und nicht versandt werden kann.
- Bestellmenge wird reduziert
- Lagerbestand wird reduziert, die Reservierung wird aufgehoben, der verfügbare Bestand bleibt somit gleich
- Rechnungsbetrag wird reduziert
Szenario 2: Die Bestellung wurde bereits versendet
Klassische Retoure
Hierbei führst du eine reguläre Retoure sowie Rückerstattung in Shopify durch. Zusätzlich muss eine Rechnungskorrektur in der Pickware Admin erstellt werden.
Je nachdem, ob du das entfernte Produkt wieder einlagerst, ergeben sich folgende Veränderungen:
Produkt wieder einlagern
- Bestellmenge wird reduziert
- Lagerbestand wird erhöht
- Rechnungsbetrag wird reduziert
Produkt nicht wieder einlagern
Dies ist der Fall, wenn das retournierte Produkt beschädigt oder defekt ist.
- Bestellmenge wird reduziert
- Lagerbestand bleibt gleich
- Rechnungsbetrag wird reduziert
Keine Rücksendung des Produkts, aber Erstattung
Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Ware beim Kunden verbleibt, dieser aber aufgrund einer Beschädigung dennoch eine Erstattung erhält. In diesem Fall wird keine Retoure in Shopify oder Pickware angelegt.
Es ist wichtig, dass du das Produkt immer einzeln erstattest und nicht einen allgemeinen Erstattungsbetrag verwendest. In diesem Fall erstellt Shopify eine steuerfreie Position, und da das ursprüngliche Produkt versteuert wurde, kann dies dazu führen, dass zu viel Geld an das Finanzamt abgeführt wird.
Produkt wird nicht in den Lagerbestand zurückgeführt und der Kunde erhält eine (Teil)Erstattung
- Bestellmenge wird reduziert
- Lagerbestand bleibt gleich
- Rechnungsbetrag wird reduziert
In diesem Fall muss zusätzlich eine Rechnungskorrektur erstellt werden.
Produkt wird in den Lagerbestand zurückgeführt und der Kunde erhält eine (Teil)Erstattung
Dieser Fall ist für bestimmte Fälle im Zusammenhang mit 8returns relevant.
- Bestellmenge wird reduziert
- Lagerbestand wird erhöht
- Rechnungsbetrag wird reduziert
In diesem Fall muss zusätzlich eine Rechnungskorrektur erstellt werden.
Entfernen oder Reduzieren der Bestellmenge
Da die Bestellung bereits versendet wurde, ist eine nachträglich Anpassung der Bestellmenge nicht möglich.