Wie kann ich Retourenportale mit Shopify und Pickware nutzen?

Shopify unterstützt verschiedene Retourenportale, über welche deine Kunden ihre Retouren selbstständig anmelden und die Retouren abgewickelt werden können. In diesem Beitrag findest alle Informationen zur Kompatibilität dieser Retourenportale mit Pickware.

Retouren per Self-Serve-Rückgaben von Shopify

Shopify bietet die Funktion Self-Serve-Rückgaben an. Dieses Retourenportal ist vollständig mit Pickware kompatibel. Retouren können in jedem Status sowohl in der Pickware Admin als auch in Shopify Administration bearbeitet werden. Die Erstattung von Retouren erfolgt weiterhin in der Shopify Admin. Nach der Erstattung kann wie gewohnt in der Pickware Admin eine Rechnungskorrektur erstellt werden. Mehr Informationen zu den Self-Serve-Rückgaben findest du hier.

easyReturns

Retouren, die über das easyReturns Portal eingehen, werden automatisch in deiner Shopify-Admin angezeigt, an Pickware übertragen und können dort wie gewohnt bearbeitet werden. Unten findest du Hinweise zur Nutzung der App mit Pickware für Shopify sowie Kompatibilitätshinweise. Weitere Infos findest du im easyReturns Helpcenter.

Was wird nicht unterstützt?

Kundinnen und Kunden können bei Retouren oder Umtausch einen Grund angeben. Diese Angabe wird im Feld Kundenhinweis gespeichert, nicht im Feld Retourengrund und wird daher derzeit nicht an Pickware übertragen.

Empfohlene Einstellungen

Die easyReturns-Einstellungen findest du in deinem Shopify Admin unter Apps → easyReturns → Einstellungen. Hinweise zu Pickware-relevanten Einstellungen findest du hier. Für detaillierte Informationen besuche bitte das easyReturns Helpcenter.

Workflow → Einschränkungen → Nur eine Retoure pro Bestellung zulassen
- Enthält eine Retoure mehr Produkte als angekündigt, müssen die zusätzlichen Produkte in einer separaten Retoure erfasst werden. Um dies zu ermöglichen, sollte diese Option daher deaktiviert sein.
Workflow → Automatisierung → Rückgabe abschließen
- Wenn diese Option aktiviert ist, werden Rückgaben direkt abgeschlossen und können dann nicht mehr in Pickware bearbeitet werden. Bitte deaktiviere daher diese Option.
Workflow → Automatisierung → Automatisierung nur für Retouren aus dem easyReturns Portal
- Wenn diese Option deaktiviert ist, gelten alle Einstellungen aus dem Bereich Automatisierung für alle Retouren, also auch solche, die du beispielsweise manuell in Shopify anlegst. Falls du ggf. Sonderfälle über manuell angelegte Retouren abbilden möchtest, solltest du diese Option daher deaktivieren.

Für Umtausche gibt es ein eigenes Menü mit weiteren Einstellungen. Du findest es unter Workflow → Retoure-Optionen → Umtausch → Einstellungen Umtausch.

Damit der Umtausch gegen teurere oder günstigere Austauschprodukte sowie das Erheben von Umtauschgebühren buchhalterisch korrekt abgebildet werden kann, aktiviere bitte die Option Bestell-Entwurf erstellen und deaktiviere die Option Bestell-Entwurf in Bestellung umwandeln bei Retourenabschluss.

Retouren

Mit easyReturns können deine Kundinnen und Kunden ihre Retouren eigenständig anmelden und sich das Rücksendelabel erzeugen. Die Retoure wird bereits zu diesem Zeitpunkt in Shopify angelegt und kann bei Eintreffen direkt bearbeitet werden. Wenn du deine Retouren mit Pickware WMS erfasst und nach der Bestellnummer suchst, erscheint ein Hinweis, dass bereits eine Retoure zu dieser Bestellung existiert, welche du auf diese Weise aufrufen und weiter bearbeiten kannst.

Die Retoure und die anschließende Erstattung kann dann wie gewohnt durchgeführt werden.

Spezialfall: In der Retoure sind mehr Produkte enthalten als angekündigt

In diesem Fall erfasst du erst die angekündigte Retoure für die angekündigten Produkte bzw. Mengen. Anschließend legst du eine weitere Retoure an und erfasst so die zusätzlichen Produkte. Am Ende erstellst du in Pickware eine Rechnungskorrektur, welche alle zurückgegebenen Produkte enthält. Damit mehrere Retouren je Bestellung angelegt werden können, muss die entsprechende Einstellung (Nur eine Retoure pro Bestellung zulassen) deaktiviert sein.

Spezialfall: In der Retoure sind weniger Produkte enthalten als angekündigt

In diesem Fall erfasst du die Retoure zunächst wie gewohnt, lagerst aber nur die zurückgesendete Menge bzw. die zurückgesendeten Produkte ein. Bei der Erstattung in Shopify hättest du nun die Möglichkeit, im Rahmen der Erstattung alle noch offenen Produkte wieder einzulagern. Achte daher hier darauf die Option zur Wiedereinlagerung zu deaktivieren (1) und die Menge der zu erstattenden Produkte anzupassen (2). Auf diese Weise werden nur die Produkte erstattet, die tatsächlich in der Rücksendung enthalten sind.

Umtausch

Bei einem Umtausch mit easyReturns wird zunächst der zurückgesendete Artikel als Retoure wie gewohnt angenommen und eingelagert, anschließend kannst du Rückerstattung des zurückgesendeten Artikels ebenfalls wie gewohnt über Shopify abwickeln und anschließend in Pickware die Rechnungskorrektur erstellen.

easyReturns legt im nächsten Schritt einen Bestellentwurf für den Versand des Ersatzproduktes an. Für diese Bestellung ist automatisch ein Rabatt in Höhe des gewählten Austauschproduktes hinterlegt, sodass diese Bestellung – abseits von eventuellen Versandkosten – kostenlos für deine Kundinnen und Kunden ist.

Öffne im nächsten Schritt den besagten Bestellentwurf (links im Menü unter Bestellungen → Entwürfe) und klicke im Bereich Zahlung auf Rechnung senden. Dein Kunde bzw. deine Kundin erhält daraufhin eine E-Mail zum Abschluss der Bestellung. Dadurch wird der Bestellentwurf in eine Bestellung umgewandelt und kann wie gewohnt per App oder Admin kommissioniert und versendet werden.

Bitte beachte, dass die E-Mail, die über den Button Rechnung senden an deine Kundinnen und Kunden versendet wird, keine Rechnung im buchhalterischen Sinne darstellt, sondern nur dem Abschluss der Austauschbestellung dient. Die eigentliche Rechnung kann daher wie gewohnt in Pickware erstellt werden.

Wenn du deine Umtausche regulär über Shopify und Pickware abwickelst, enthält die in diesem Fall erstellte Rechnungskorrektur die Gutschrift des zurückgegebenen Produktes, verrechnet mit dem Preis des Austauschproduktes sowie eventuell anfallenden Kosten für Bearbeitung und erneuten Versand.
Bei Umtauschen, die mit easyReturns abgewickelt werden, enthält die Rechnungskorrektur nur die Gutschrift des zurückgegebenen Produktes und eventuell anfallende Bearbeitungsgebühren. Für den Versand des Austauschproduktes wird eine neue Rechnung erstellt. Der Kunde erhält somit zwei Dokumente zu seinem Umtauschvorgang.

Returnless

Retouren, die über Returnless eingehen, können manuell oder automatisiert per Workflow in deine Shopify Admin und somit auch nach Pickware übertragen werden. Die Bearbeitung der Retouren ist jedoch nur über Returnless selbst möglich. Sobald diese abgeschlossen ist, werden die Bestände in Shopify bzw. Pickware korrigiert und du kannst wie gewohnt eine Rechnungskorrektur über die Pickware Admin erstellen.

Was wird nicht unterstützt?

Returnless unterstützt derzeit nur eine Einlagerung der retournierten Produkte über die eigene Platform. Daher ist eine Bearbeitung der Retouren mit WMS nicht möglich. Ebenso führt dies dazu, dass die Darstellung der entsprechenden Retouren in Shopify bzw. Pickware falsch ist und die zurückgesendeten Produkte dort fälschlicherweise als nicht angenommen erscheinen.

Wann wird Returnless mit Pickware WMS kompatibel sein?

Alle notwendigen Anpassungen zur Kompatibilität von Pickware WMS und Returnless müssen seitens Returnless erfolgen. Aus diesem Grund können wir von unserer Seite keine verbindliche Zusage machen, wann Returnless zu Pickware WMS kompatibel ist.

8returns

Bei Retouren per 8returns findet die Abwicklung der Retouren weitestgehend bei 8returns direkt statt. Das bedeutet, dass über 8returns angemeldete Retouren ebenfalls im 8returns Dashboard bearbeitet werden müssen. Sofern die Retoure nicht abgelehnt wurde, gibt es nach der Bearbeitung drei mögliche Ausgänge:

Rückerstattung – Der Geldbetrag wird per Shopify erstattet.
Umtausch – 8returns erstellt eine neue Bestellung in Shopify.
Gutschein – 8returns erstellt einen Wertgutschein in Shopify.

Je nach Ausgang werden die entsprechende Informationen nach Shopify synchronisiert und erst dann erfolgt auch die Synchronisation an Pickware. Du kannst dann abschließend basierend auf den übermittelten Daten eine Rechnungskorrektur erstellen und an deine Kunden versenden.

Bitte beachte, dass eine Retoure, die über das 8returns Portal eingegangen ist, auf keinen Fall mit WMS bearbeitet werden darf. Die Hintergründe dazu und wie du vorgehen musst, wenn du versehentlich eine 8returns Retoure mit WMS bearbeitet hast, findest du weiter unten.

Häufig gestellte Fragen zu 8returns

Ist 8returns mit Pickware kompatibel?

Die automatischen Bestandsbewegungen sowie Buchhaltung von Pickware sind mit 8returns kompatibel. Wenn in 8returns die Option Sync returns data with Shopify aktiviert ist, werden Retouren automatisch an Shopify übertragen, sobald diese vollständig bearbeitet wurden. Diese Retouren werden automatisch in Pickware importiert und automatisch Bestandsbewegungen erzeugt. Zusätzlich kann für die Retoure eine Rechnungskorrektur manuell oder automatisch per Flow in Pickware erzeugt werden.

Warum darf eine 8returns Retoure nicht mit WMS bearbeitet werden?

8returns verarbeitet keine Retouren, Erstattungen und Bestandsbewegungen, die außerhalb von 8returns erzeugt werden. Gleichzeitig werden Retouren, die in 8returns erzeugt werden, erst nach Shopify (und damit auch nach Pickware) übertragen, sobald diese im Lager angekommen und vollständig mit 8returns abgewickelt wurde. Vollständig abgewickelte Retouren werden nicht in der WMS App angezeigt.

Wenn du deine Retouren insgesamt mit einem Retourenportal abwickelst, kannst du die Annahme von Retouren in der WMS App auch verbieten, indem du unter Einstellungen → Erweiterungen → Pickware WMS im Abschnitt Wareneingang die entsprechende Option deaktivierst.

Was passiert, wenn ich eine 8returns Retoure mit WMS annehme?

Da die 8returns Retoure noch nicht in Shopify und damit auch nicht in Pickware existiert, wird durch Annahme der Retoure mit WMS automatisch eine neue Retoure in Pickware und Shopify erzeugt. Sobald die Retoure in Shopify eingelagert oder erstattet wurde, lässt sich die neu erzeugte Retoure nicht mehr stornieren. Es existieren nun zwei Retouren zum gleichen Retourenvorfall: eine in Pickware und Shopify sowie eine zusätzliche Retoure in 8returns.

Besteht das Problem nur zwischen 8returns und Pickware?

Nein. Da 8returns keine Retouren verarbeitet, die außerhalb von 8returns existieren, würden alle Folgeprobleme auch gleichermaßen entstehen, wenn du die zusätzliche Retoure direkt in Shopify erstellen würde.

Macht es einen Unterschied, ob die zusätzliche Retoure mit WMS oder über die Pickware Admin erzeugt wurde?

Nein. Die genannten Probleme betreffen alle zusätzlichen Retouren, die mit Pickware erstellt werden - unabhängig ob in der WMS App oder der Pickware Admin.

Was muss ich tun, wenn ich versehentlich eine 8returns Retoure mit WMS angenommen habe?

Zunächst muss geprüft werden, ob zusätzlich zur Retoure, die mit Pickware erstellt wurde, auch eine Retoure von 8returns an Shopify übertragen wurde.

Gegebenenfalls erhältst du bereits im 8returns Dashboard eine Fehlermeldung, dass die Retoure nicht erzeugt werden konnte, da durch die von Pickware erstellte Retoure nicht mehr ausreichend Bestand in der Bestellung in Shopify vorhanden war. Somit hat Shopify die Erzeugung der Retoure durch 8returns verhindert. In diesem Fall sind deine Bestände korrekt. Wende dich zur Abwicklung der Retoure im 8returns Portal bitte an den Support von 8returns.

Sollte keine Fehlermeldung erschienen und ebenfalls eine Retoure seitens 8returns erstellt worden sein, existieren nun zwei Retouren zum selben Retourenvorgang, inklusive der zugehörige Bestandsbewegungen sowie den Daten zu Erstattung, Umtausch oder Gutscheinausstellung. Du musst daher deine Bestände korrigieren und prüfen, dass keine doppelte Erstattung erfolgt ist.

Was passiert bei einem 8returns Umtausch?

Wenn deine Kunden in 8returns einen Umtausch angefragt haben, erstellt 8returns zunächst einen Bestellentwurf in Shopify mit einem kostenlosen Produkt (Coupon). Sobald 8returns die Retoure erfolgreich verarbeitet hat, wird der Bestellentwurf zu einer richtigen Bestellung umgewandelt.

Wenn die Umwandlung erfolgreich war, darf die von Pickware erstellte Retoure nicht erstattet werden, damit nicht sowohl Erstattung als auch Umtausch erfolgen. Dies entspräche einer doppelten Erstattung.

Wenn der Bestellentwurf nicht zu einer Bestellung umgewandelt werden konnte, kannst du die Bestellung manuell umwandeln. Dabei darf ebenfalls die von Pickware erstellte Retoure nicht zusätzlich erstattet werden, um eine doppelte Erstattung zu vermeiden. Besprich das konkrete Vorgehen nach Möglichkeit direkt mit dem Support von 8returns.

Wann ist 8returns mit Pickware WMS kompatibel?

Pickware nutzt bereits alle aktuellen und dafür vorgesehenen APIs von Shopify. Alle notwendigen Anpassungen zur Kompatibilität von Pickware WMS und 8returns müssen daher seitens 8returns erfolgen. Aus diesem Grund können wir von unserer Seite keine verbindliche Zusage machen, wann 8returns zu Shopify Retouren und damit zu Pickware WMS kompatibel ist.