Pickware ermöglicht es dir, den Warenbestand deines Shopify Shops zentral in Pickware zu verwalten. Damit du jederzeit den Überblick über deine Lagerbestände behältst und dein Onlineshop stets aktuelle Bestandsinformationen anzeigt, werden Bestandsänderungen in Echtzeit von Pickware nach Shopify synchronisiert.
Nutzt du Pickware für die Lagerverwaltung, empfiehlt es sich, Pickware als bestandsführendes System zu verwenden. Bestandsänderungen werden dann in Pickware vorgenommen und automatisch an Shopify übertragen.
Was ist der automatische Bestandsexport?
Der Bestandsabgleich regelt, wie Bestände zwischen Pickware und Shopify übertragen werden. Der Export erfolgt automatisch und in Echtzeit, sobald sich der verfügbare Bestand eines Produkts in Pickware ändert, etwa durch Bestellungen, Wareneingänge, Umlagerungen, Inventuren oder manuelle Bestandskorrekturen.
Der automatische Bestandsexport stellt sicher, dass Shopify genau den Bestand anzeigt, der in Pickware unter Berücksichtigung aller Lager und Reservierungen geführt wird.
Beim Aktivieren des automatischen Bestandsexports kannst du zusätzlich entscheiden, ob die aktuellen Bestände aus Shopify einmalig nach Pickware übernommen werden sollen. Dies ist sinnvoll, wenn seit der Verbindung Änderungen am Bestand direkt in Shopify vorgenommen wurden und Pickware mit diesem Stand starten soll.
Je Verkaufskanal wählst du einen Shopify Standort aus, an den der Bestand übertragen wird.
Bestände beim Aktivieren aus Shopify importieren
Beim Aktivieren des Bestandsexports wirst du durch einen geführten Prozess geleitet. Wenn du seit der Verbindung Bestände in Shopify geändert hast, kannst du einmalig die aktuellen Bestände aus Shopify nach Pickware übernehmen, um mit diesem Stand zu starten.
Dieser Import überschreibt die bestehenden Bestände in Pickware. Die importierten Mengen werden dem Standardlager zugeordnet, sofern eines vorhanden ist, andernfalls werden sie dem Lagerplatz „Unbekannt“ zugewiesen.
Bestandsimporte und -exporte einsehen
Alle manuell angestoßenen Vorgänge zum Bestandsabgleich kannst du unter Einstellungen → Shop → Import/Export (Pickware) einsehen. Rechts über das Filter Symbol kannst du nach dem gewünschten Profil filtern (Shopify Bestandsimport bzw. Shopify Bestandsexport).
Hier siehst du dann beispielsweise, ob der Export/Import erfolgreich abgeschlossen wurde und kannst über den Download Button ganz rechts die CSV-Datei herunterladen. Innerhalb der Datei siehst du auch, an welcher Stelle welcher Fehler aufgetreten ist.
Welche Rolle spielen der Shopify Standort und die Lager in Pickware?
In Shopify kannst du mehrere Standorte pflegen und jeweils einen Shopify Standort mit einem Verkaufskanal in deiner Pickware Admin verbinden. Der jeweils ausgewählte Shopify Standort ist der Ort, an den und von dem Bestände beim Bestandsabgleich übertragen werden. Der Shopify Standort kann in den Verkaufskanaleinstellungen deiner Pickware Admin im Tab Bestandsabgleich ausgewählt werden. Weitere Informationen findest du auch hier.
In Pickware kannst du hingegen mehrere Lager nutzen. Beim Aktivieren des automatischen Bestandsexports wird dann der Bestand aller Lager, deren Bestand als Online verfügbar konfiguriert ist, an den einen verknüpften Shopify Standort übertragen.
Wie wird der Bestand in Pickware berechnet?
Der verfügbare Bestand wird in Pickware berechnet und dann an Shopify übertragen. Dies ist der Bestand, der für Kunden zum Verkauf freigegeben ist. Der verfügbare Bestand setzt sich folgendermaßen zusammen:
- Lagerbestand aller Lager: Die physisch vorhandenen Artikel in deinen Lagern, deren Bestand als Online verfügbar gekennzeichnet ist.
- Abzüglich offener Bestellungen: Sobald eine Bestellung eingeht, wird der entsprechende Bestand reserviert, bis die Bestellung versendet wurde.
Beispiel: Wenn du 10 Artikel auf Lager hast und 2 Bestellungen noch offen sind, beträgt der verfügbare Bestand 8 Stück. Genau dieser Wert wird als verfügbarer Bestand an Shopify übertragen.
Für den Abgleich nach Shopify berücksichtigt Pickware bei der Berechnung des verfügbaren Bestands zusätzlich Informationen aus Shopify, z. B. Reservierungen und nicht verfügbares Inventar am verbundenen Standort. Dadurch werden auch Reservierungen berücksichtigt, die z. B. durch Bestellentwürfe oder Bestellungen entstehen können, die (noch) nicht in Pickware importiert wurden.
Du kannst den Lagerbestand aus bestimmten Lagern für den Onlineverkauf ausschließen. Dies ist beispielsweise für Retourenlager sinnvoll, wenn Ware aus Retouren vor dem Wiederverkauf geprüft werden soll. Weitere Informationen zur Onlineverfügbarkeit von Lagern findest du in diesem Beitrag.
Wenn du ein Multi‑Shop‑Setup nutzt, also mehrere Shopify Shops mit Pickware verbunden hast, wird die Verfügbarkeit eines Produkts shopübergreifend synchron gehalten. Reservierungen/Verkäufe in einem Shop werden innerhalb kurzer Zeit in den anderen Shops berücksichtigt, sodass Überverkäufe im Multi‑Shop‑Szenario deutlich reduziert werden.
Damit die Verfügbarkeit (Verfügbar) in allen Shops korrekt ist, kann Pickware in verbundenen Shops auch den Wert Auf Lager anpassen. Dadurch kann Auf Lager im Multi‑Shop‑Szenario vom physischen Bestand abweichen. Maßgeblich für den Verkauf ist der Wert Verfügbar.
Warum müssen alle offene Bestellungen aus Shopify vor der Nutzung in Pickware importiert sein?
Damit du Bestellungen in Pickware bearbeiten und versenden kannst, sollten relevante Bestellungen aus Shopify in Pickware importiert werden. Für den reinen Bestandsabgleich nach Shopify ist es jedoch nicht mehr zwingend erforderlich, dass jede offene Bestellung bereits in Pickware vorliegt, da Pickware Reservierungen für die Bestandsberechnung direkt aus Shopify berücksichtigt. Dadurch werden fehlerhafte Verfügbarkeiten – insbesondere bei hohem Bestellvolumen – vermieden.
Nicht importierte Bestellungen stehen in Pickware nicht für die weitere Bearbeitung (z. B. Kommissionierung, Versand, Auswertungen) zur Verfügung. Für eine korrekte Bestandsberechnung in Shopify werden Reservierungen jedoch direkt aus Shopify berücksichtigt.
Welche Änderungen aus Pickware werden nach Shopify übertragen?
Änderungen am Bestand aus Bestellungen
In einigen Fällen werden Änderungen am Bestand direkt sichtbar:
- Wenn Bestellungen in Shopify eingehen, wird der verfügbare Bestand unmittelbar reduziert, sowohl in Shopify als auch in Pickware. In gleichem Maße steigt in beiden Systemen der reservierte Bestand, der nun für die neue Bestellung reserviert wird.
- Wenn die Bestellung in Pickware versendet wird, ändert sich in Pickware der physische Lagerbestand. Diese Information wird auch unmittelbar an Shopify übertragen. Die Bestellung gilt dann als verschickt und es wird kein Bestand mehr reserviert.
- Wenn eine Bestellung in Shopify versendet wird, wird der Bestand in Pickware ebenfalls unmittelbar ausgebucht.
Sonstige Änderungen am Bestand in Pickware
Alle anderen Änderungen am Bestand, wie z. B. Wareneingänge, Einlagerungen, Auslagerungen, Änderungen durch Inventur, etc., werden durch den automatischen Echtzeitbestandsexport ebenfalls direkt (in der Regel innerhalb weniger Sekunden) nach Shopify synchronisiert.
Wenn du Pickware als bestandsführendes System verwendest, muss der automatische Bestandsabgleich also aktiviert sein.
Bestandsreservierungen bei über Matrixify importierten Bestellungen
Beim Import von Bestellungen über Matrixify kann es vorkommen, dass keine Bestände in Shopify reserviert werden. Der Grund ist die Matrixify-Voreinstellung bypass unter Inventory Behaviour, bei der Bestellungen ohne Bestandsreservierung angelegt werden. Pickware übernimmt die Reservierungen aus Shopify – fehlen diese dort, wird auch in Pickware kein Bestand reserviert und Produkte erscheinen im Shopify Shop als verfügbar, obwohl die importierten Bestellungen sie eigentlich belegen würden.
Damit Shopify Bestände korrekt reserviert, sollten beim Matrixify-Import entweder decrement_obeying_policy oder decrement_ignoring_policy als Inventory Behaviour genutzt werden.
Die Einstellung bypass sollte nicht verwendet werden.
Wurden Bestellungen bereits mit bypass importiert, fehlen in Shopify die Reservierungen dauerhaft. Die Verfügbarkeiten müssen manuell korrigiert werden.
Dies funktioniert nur, wenn du deine Bestellungen mit dem Template Order hochlädst. Falls du das Template Draft Oder nutzt, steht dir die Spalte Reserve Inventory Until zur Verfügung.
Was passiert bei neuen Bestellungen in Shopify?
Wenn du den Bestellimport für deinen Shopify Verkaufskanal in Pickware aktiviert hast:
- Bestellimport: Neue Bestellungen aus Shopify werden automatisch nach Pickware übernommen.
- Bestandsreservierung: Die bestellten Artikel werden automatisch reserviert, sodass sie nicht anderweitig verkauft werden.
- Lagerabgang: Sobald du die Bestellung in Pickware versendest, wird der Bestand in Pickware und Shopify gleichzeitig ausgebucht und die Reservierung damit aufgehoben.
Mit Pickware für Shopify ist kein manueller Bestandsabgleich notwendig – alles läuft automatisch im Hintergrund.
Gehen Bestellungen ein, die aus einem anderen Standort, als den mit Pickware verbundenem ausgeführt werden, wird in Pickware kein Bestand reserviert.