Für potenzielle Rückrufe und Nachweise bist du dazu verpflichtet immer nachvollziehen zu können, wann welche Produktcharge ins Lager kam, wo sie liegt und an welche Kunden sie versendet wurde. Pickware unterstützt dich dabei mit Tracking-Profilen, damit du Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) im Lagerprozess konsequent erfassen und lückenlos rückverfolgen kannst.
Produkt mit Tracking-Profil konfigurieren
Öffne das entsprechende Produkt in der Admin und scrolle zu Allgemein → Bestandsführung. Wähle das gewünschte Tracking‑Profil (Nur Charge / Nur MHD / Charge & MHD) aus und speichere.
Wenn du mit Variantenprodukten arbeitest, muss das Tracking-Profil je Variante konfiguriert werden.
Für Stücklisten wird kein eigenes Tracking‑Profil am Stücklisten‑Hauptprodukt gepflegt. Tracking wird auf Ebene der Subprodukte konfiguriert. Sind Subprodukte getrackt, greifen die Mechanismen beim Versand automatisch.
Chargen anlegen und verwalten
Navigiere in der Admin zu Lagerhaltung → Chargen. Klicke hier auf Charge anlegen.
Hier hinterlegst du das Produkt, die Chargennummer, das Mindesthaltbarkeitsdatum (falls relevant), das Produktionsdatum sowie Kommentare und Tags. In der Oberfläche siehst du an einem kleinen Sternchen, welche Felder für das gewählte Tracking‑Profil Pflicht sind (z. B. Chargennummer und/oder MHD). Diese Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, bevor du speichern bzw. den Prozess abschließen kannst.
Ein Produkt kann dabei mehrere Chargen haben, eine Charge gehört wiederum immer zu genau einem Produkt.
Ebenfalls stehen dir unsere Zusatzfelder für individuelle Informationen zur Verfügung, deren Konfiguration du direkt über diese Ansicht abrufen kannst.
In der Chargenübersicht findest du anschließend alle angelegten Chargen und kannst sie jederzeit öffnen und bearbeiten.
Wareneingänge mit MHD und Chargen erfassen
Für die Nachverfolgbarkeit ist entscheidend, dass du die Charge (und je nach Tracking-Profil auch das MHD) vor der Einlagerung erfasst. In der Praxis passiert das häufig direkt bei der Warenannahme, weil du die Informationen dort „zur Hand hast“ und eindeutig zuordnen kannst.
Wareneingang in der Admin
In der Admin ordnest du Wareneingänge aus Lieferantenbestellungen in der Regel bereits angelegten Chargen zu und ergänzt die Zuordnung bei Bedarf vor der Einlagerung.
Für Produkte mit einem konfiguriertem Tracking-Profil muss bei jedem Wareneingang ein MHD und/oder eine Charge hinterlegt werden. Ein MHD oder eine Charge kann einer Position eines Wareneingangs zugeordnet und angepasst werden, solange sich der Wareneingang im Status Erfasst oder Freigegeben befindet. Wurde ein Wareneingang eingelagert, kann die die den Wareneingang hinterlegte Charge nicht mehr angepasst werden.
Beachte, dass bei dem Arbeiten über die Administration eine Charge vor dem Annehmen eines Wareneingangs angelegt sein muss.
Wareneingang in der WMS App
Öffne dazu in der WMS App den Modus Wareneingang und wähle einen Wareneingang aus. Erfasse die Liefermenge je Position. Je Lieferposition kannst du eine Charge hinterlegen.
Wenn ein Artikel in mehreren Chargen geliefert wird, kannst du für diesen mehrere Positionen im Wareneingang anlegen, und so alle Chargen in der entsprechenden Menge mit einem Wareneingang erfassen.
Sollte dir MHD- und Chargeninformationen von deinen Lieferanten erst nach Ankunft der Lieferantenbestellung zugesendet werden, ist das kein Problem. Das angeben von MHD- und Chargeninformationen ist bei Erstellen des Wareneingangs nicht verpflichtend. Du kannst diese auch später beim Einlagerungsprozess einpflegen.
Wenn eine Charge für einen Wareneingang noch nicht in Pickware existiert, kannst du dies direkt beim Erfassen anlegen indem Hinzufügen auswählst. Die Charge kann manuell oder einfach per Scan hinterlegt werden.
Ein- und Umlagern von Chargen
Beim Einlagern, Umlagern oder Auslagern von getrackten Produkten mit Pickware ist das Angeben einer Charge bzw. eines MHDs immer verpflichtend. Bei chargengeführten Produkten ist der Bestand also immer einer Charge zugewiesen.
Liegt auf einem Lagerplatz bereits eine Charge desselben Produkts, wird dieser Lagerplaz automatisch zum Einlagern vorgeschlagen. Aufgrund der Prämeisse der Chargenreinheit für Lagerplätze kann in diesem Fall auch keine andere Charge für das Einlagern ausgewählt werden:
Wenn du eine Charge oder ein MHD für eine Warenbewegung ausgewählt hast, kannst du für den Vorgang zudem nur Lagerplätze auswählen, auf denen keine andere Charge desselben Produktes auf Lager liegt.
Chargen werden nicht nachträglich in alten Bestandsbewegungen „umgeschrieben“. Korrekturen für bspw. falsche Zuordnungen erfolgen über Bestandsbewegungen (auslagern, einlagern, umlagern), damit die Bestands- und Bewegungslogik nachvollziehbar bleibt.
Kommissionierung und Versand
Beim Kommissionieren über die WMS App erkennst du chargenpflichtige Produkte direkt an diesem Icon:
Wenn du eine Bestellung kommissionierst, die getrackte Produkte enthält, muss für jede Position dieser eine Charge zugewiesen werden, bevor du das Produkt bestätigen kannst. Da Lagerplätze chargen- und MHD-rein geführt werden, wird diese Information automatisch über die Auswahl des Lagerplatzes mitgeführt und muss nicht mehr separat bestätigt werden.
Ist die Charge am Lagerplatz nicht eindeutig (z.B. wenn der Bestand auf Unbekannt liegt), wählst du die Charge in der WMS App aus oder erfasst sie per Scan über die Chargennummer/Bezeichnung.
Wenn du den Lagerplatz änderst, passt die WMS App die zugehörige Charge automatisch an. Beim Öffnen der Produktdetails kannst du außerdem einsehen, welche Chargen dieses Produkts noch verfügbar sind.
Reicht die Menge aus einer Charge nicht aus, teilt die WMS App die Position auf mehrere Positionen auf (eine je Charge), damit die Bestellung vollständig kommissioniert werden kann.
Wo finde ich die Informationen zur Nachverfolgbarkeit?
Du kannst die Nachverfolgbarkeit an zwei zentralen Stellen prüfen.
Über die Details einer Charge kannst du einsehen
in welchen Wareneingängen die Charge geliefert und eingelagert wurde (Herkunft),
in welcher menge die Charge aktuell auf welchem Lagerplatz liegt und
mit welchen Bestellungen diese Charge versendet wurde.
So kannst du immer lückenlos nachvollziehen woher eine Charge kommt, wo sie aktuell liegt und an wen sie geliefert wurde, und z.B. bei Rückrufen direkt handeln.
In der Bestellung sind die versendeten Tracking‑Informationen in der Bestellposition über ein Pop‑up einsehbar. Hier siehst du auch, welche Charge in welcher Menge versendet wurde.
Keine Chargeninformation
Es gibt Prozesse, bei denen eine Charge nicht erfasst werden kann oder nicht eindeutig ist. In diesen Fällen übernimmt Pickware nur das, was sicher ableitbar ist, um Falschinformationen zu vermeiden. Mehr Infos dazu findest du hier.
Chargenbestände einsehen und filtern
In der Bestandsübersicht kannst du dir Chargenbestände im Lagerkontext anzeigen lassen und – je nach Ansicht – nach Chargen filtern, z. B. um zu prüfen, welche Chargen eines Produkts verfügbar sind und wo sie liegen.
Per Doppelklick kannst du die Charge für den gesamten Bestand, der auf dem Lagerplatz liegt, ändern.
Chargen/MHD auf Lieferschein und Rechnung
Je nach Konfiguration können Chargen‑ und MHD‑Informationen auf Lieferscheinen und Rechnungen ausgegeben werden.