Aufgrund der Fiskalisierung aller Kassen in Deutschland und Österreich unterscheidet sich der Einrichtungsprozess für deine Kasse je nachdem, ob sich deine Filiale in Deutschland, Österreich oder einem Land ohne Fiskalisierung befindet.
In diesem Beitrag geht es explizit um die Einrichtung einer Filiale in
Österreich. Sollte dies nicht auf dich zutreffen, gehe
bitte
zu einem der folgenden Beiträge:
Wie richte ich die POS App für Deutschland ein?
Wie richte ich die POS App für Länder ohne Fiskalisierung ein?
Solltest du mobil auf einer Messe verkaufen wollen, haben wir hier einige
Tipps und Empfehlungen
für dich zusammengestellt:
Wie richte ich Pickware POS für Messen und Pop-Up-Stores ein?
Um das Kassensystem zu nutzen, empfehlen die Nutzung eines iPads, du kannst aber auch einen iPod oder ein iPhone nutzen. Mehr zu der von uns empfohlenen Kassenhardware findest du hier. Die POS App des Kassensystems kannst du unkompliziert über den App Store herunterladen.
Daten für RKSV hinterlegen
Wenn du eine Filiale in Österreich betreibst, müssen deine Verkäufe gemäß der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) erfasst und signiert werden. Pickware POS nutzt hierzu die Cloud-SEE (Signaturerstellungseinheit). Für die Übertragung deiner Daten an FinanzOnline wird ein Zugang für den Registrierkassen-Webservice vorausgesetzt. Diesen kannst du in wenigen Schritten beantragen:
- Melde dich im FinanzOnline Portal an.
- Lege einen Benutzer für den Registrierkassen-Webservice gemäß des FinanzOnline Handbuchs an. Alle dafür relevanten Schritte werden in Kapitel 4 des Handbuchs beschrieben.
Als nächstes muss die Konfiguration im Pickware Account abgeschlossen werden. Logge dich dazu in deinen Pickware Account ein und navigiere zu Shop → POS → RKSV (AT). Klicke in der Hinweismeldung auf Einrichtung starten und gib die geforderten Informationen ein.
Bitte vergewissere dich, dass deine Daten fehlerfrei sind, da bei einer nachträglichen Änderung Kosten anfallen können.
Anschließend kannst du mit der App Einrichtung beginnen.
App Einrichtung starten
Wenn du die Pickware POS App zum ersten Mal öffnest, kannst du entweder über Einrichtung starten die Konfiguration beginnen oder den Demomodus starten. Dieser konfiguriert dein Gerät so, dass du automatisch mit unserem Shopware 6 Demoshop verbunden wirst, in dem du alle Funktionen beliebig lange testen kannst. Beachte bitte dass nicht alle Funktionen in POS für Shopware 6 auch für Shopify zur Verfügung stehen.
Um dein Gerät mit deinem tatsächlichen Shop zu verbinden, tippe auf Einrichtung starten. Der Einrichtungsassistent leitet dich durch alle notwendigen Schritte.
Pickware Account Login
Zur Nutzung der App musst du dich mit deinem Pickware Account einloggen.
iOS Gerät verbinden
Im Folgenden wird dein iOS Gerät in deinem Account hinterlegt. Solltest du durch die Verbindung des neuen iOS Geräts die gebuchte Anzahl an Kassen überschreiten, erhältst du eine entsprechende Meldung und musst entweder ein bestehendes Gerät löschen oder die Anzahl an Kassen erhöhen, um fortfahren zu können. Geräte und Kassen können in deinem Pickware Account verwaltet werden.
Filiale auswählen
Im nächsten Schritt kannst du die Filiale auswählen, für welche du deine Kasse bzw. dein iOS Gerät registrieren willst. Wähle, sofern vorhanden, eine bestehende Filiale aus der Liste aus oder erstelle eine neue. Hier musst du nun einen Namen vergeben sowie das Land auswählen. Sobald du eine Filiale in Österreich anlegst, wird diese an fiskaly gemeldet und du erhältst eine E-Mail, um deinen fiskaly Account einzurichten.
Du möchtest Pickware POS zu Test- und Vorführungszwecken nutzen, obwohl du dich in Deutschland oder Österreich befindest? Klicke hier für mehr Informationen.
Verkaufskanal auswählen
Wähle im nächsten Fenster den gewünschten Verkaufskanal aus. Falls du noch keinen Verkaufskanal angelegt hast, kannst du an dieser Stelle auch einen neuen erstellen. Dabei kannst ebenfalls die zu verwendenden Versand- und Zahlungsarten mit auswählen.
Kasse auswählen oder anlegen
Im nächsten Schritt wählst du die Kasse aus, mit der du dein iOS Gerät verknüpfen möchtest. Dazu kannst du einen bereits bestehenden Eintrag aus der Liste wählen oder eine neue Kasse anlegen. Eine Kasse kann immer nur mit einem Gerät verbunden sein. Wenn die gewählte Kasse bereits mit einem anderen Gerät verknüpft ist, wird die vorherige Verknüpfung entfernt und die vorherige Kasse lässt sich dann nicht mehr nutzen. Wir empfehlen daher eine bestehende Verknüpfung nur im Ausnahmefall zu überschreiben.
Lager auswählen
Anschließend kannst du das gewünschte Lager auswählen. Solltest du dieses später anpassen wollen, kannst du dies über die Einstellungen im App Menü erledigen.
Hardware einrichten
In den folgenden Fenstern kannst du nun einen Bon- bzw. Dokumentendrucker sowie ein Zettle Kartenlesegerät mit deiner Kasse verbinden. Alle Details findest du in diesem Beitrag. Wenn du noch keine passende Hardware besitzt, kannst du diese Schritte zunächst überspringen und später über den Eintrag Einstellungen im App Menü darauf zurückkommen. Die von uns empfohlene Hardware kannst du in unserem Shop erwerben.
Benutzerauswahl
Nach der App Einrichtung kannst du dich mit deinen Pickware Zugangsdaten einloggen und beispielsweise die Verkaufsfunktionen ausprobieren.
Fiskaly Account anlegen
Sobald du eine Filiale in Österreich befindet, wird diese an fiskaly gemeldet und du erhältst eine E-Mail, um deinen fiskaly Account einzurichten. Mit deinem Account kannst du dich auf dem fiskaly Dashboard einloggen, um deine registrierten Filialen, Kassen und erfolgte Transaktionen einzusehen.
RKSV im Tagesgeschäft
Zertifizierung
Nachdem die Konfiguration abgeschlossen und die Filiale angelegt wurde, werden alle Verkäufe erfasst und zertifiziert. Die Kassenbons werden dann jeweils mit einem QR-Code sowie weiteren Daten versehen.
Dokumente für die Finanzprüfung
Solltest du einen Nullbeleg für die Finanzprüfung benötigen, kannst du diesen über das App Menü erstellen lassen.
Wenn im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt DEP7 Export nach RKSV benötigt wird, kann dieser beim Support angefragt werden. Der DEP7 Export enthält alle Belege inkl. Sonderbelege wie Monats- und Jahresbelege.
Ausfall der Belegsignierung
Wie du bei Ausfällen seitens fiskaly oder FinanzOnline vorgehen musst, haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst.
Demomodus
Wenn du die App zum ersten Mal startest, kannst du auf dem Startbildschirm zwischen Einrichtung und Demomodus wählen. Der Demomodus verbindet dein Gerät mit unserem Demostore, wo du die Funktionen der App nach Belieben testen kannst.
Ein Gerät kann immer nur mit einem Shop verbunden sein, wobei der Demoshop eine Ausnahme darstellt. Um zwischen Demomodus und deinem regulären Shop zu wechseln, öffne das App Menü oben links und logge dich aus. Im Login Bildschirm kannst du nun über das Zahnrad oben rechts den Demomodus starten.