Welche Einstellungen kann ich zum E-Mail Versand vornehmen?

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In diesem Beitrag findest du alles zum Thema E-Mail Versand und welche Einstellungen dazu vorgenommen werden können.

Wie kann ich die in Pickware erstellen Rechnungen über die Shopify Admin an meine Kunden senden?

Wenn du in Pickware für eine Shopify Bestellung eine Rechnung erzeugst, wird das Dokument automatisch in Pickware an der Bestellung gespeichert sowie in Shopify in der Bestellung ein Link zu dem Dokument in einem Metafeld hinterlegt.

Einrichtung

Du kannst deine E-Mail-Vorlagen in Shopify so anpassen, dass deine Kunden die Rechnung über einen Link abrufen können. Füge dazu den weiter unten beigefügten Textbaustein in die gewünschte E-Mail-Vorlage in Shopify ein. Stelle sicher, dass die E-Mail erst versendet wird, nachdem die Rechnung in Pickware bereits erzeugt wurde. Wir empfehlen, die E-Mail-Vorlage Versandbestätigung deines Shopify Shops anzupassen.

Wir empfehlen, den Textbaustein im HTML Abschnitt (ab <!DOCTYPE html>) unterhalb des Bereichs Fulfillment Tracking Number einzufügen. Weitere Informationen zum Anpassen deiner E-Mail Vorlagen findest du in der Dokumentation von Shopify.

Rechnungslink in Mail_Shopify.png

Textbaustein

{% if metafields.pickware.pickware_invoice_url %}
<tr>
<td class="actions__cell">
<table class="button main-action-cell" style="width: 100%; margin-top: 12px;">
<tbody>
<tr>
<td class="button__cell">
<a href="{{ metafields.pickware.pickware_invoice_url }}" class="button__text">Rechnung herunterladen</a>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
{% endif %}

Wann werden aus der Pickware Admin E-Mails an Kunden gesendet?

Bei Statusänderungen

Wenn du in der Pickware Admin eine Statusänderung innerhalb einer Bestellung durchführst, erscheint folgendes Fenster.

E-Mail_Versand_Shopify.png

Du siehst hier, dass der E-Mail Versand standardmäßig deaktiviert ist. Über die Checkbox kannst du ihn für einen individuellen Vorgang aktivieren.

Bitte beachte, dass für die einzelnen Statusänderungen jeweils ein entsprechender Flow eingerichtet werden muss, damit tatsächlich E-Mails versendet werden. Weitere Informationen dazu findest du hier.

Im Lieferantenbestellwesen

Du hast zudem die Möglichkeit, Lieferantenbestellungen direkt aus der Pickware Admin heraus per E-Mail zu versenden. Wie dies genau funktioniert, findest du hier.

Wie kann ich die Absenderadresse für den E-Mail Versand aus der Pickware Admin konfigurieren?

Standardmäßig erfolgt der Versand über die E-Mail Adresse no-reply@beispiel.pickware.shop. Wenn du stattdessen eine eigene Domain verwenden möchtest, folge diesen Schritten. Bitte beachte, dass eine Änderung des vorderen Teils (no-reply) nicht möglich ist.

  1. Navigiere dazu in deiner Pickware Admin zu Einstellungen → System → E-Mail. Dort findest du den Bereich Individuelle Absendender-Domain einrichten.
    AbsenderDomain (1).png
  2. Gib deine Domain ein und klicke auf Domain hinzufügen.
  3. Wenn die Domain erfolgreich hinzugefügt wurde, werden dir für diese nun verschiedene DNS Einträge angezeigt.
  4. Logge dich in einem neuen Fenster in den Kundenbereich deines Domain-Hosts ein.
  5. Öffne dort die Domainverwaltung bzw. DNS Einstellungen deiner Wunschdomain (der Begriff des Einstellungsmenüs kann bei deinem Domain-Host leicht abweichen).

  6. Konfiguriere bzw. Erstelle für deine Wunschdomain die DNS Einträge (DNS Records), damit diese von Typ, Name und Ziel mit den Werten aus Schritt 2 übereinstimmen.

    Tipp: Die meisten Domain-Hosts stellen Anleitungen zur Konfiguration bzw. Erstellung von DNS Einträgen bereit.
  7. Wechsle zurück in die Pickware Admin und klicke auf Verifizieren.
  8. Wenn die Adresse korrekt konfiguriert wurde, dann siehst du nun hinter der Domain einen grünen Haken.

Bitte beachte, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann, bis die Anpassung umgesetzt wurde.

Wo kann ich die Pickware E-Mail Templates bearbeiten?

Die E-Mail Templates findest du in deiner Pickware Admin unter Einstellungen → Shop → E-Mail-Templates. Du kannst bereits existierende Vorlagen anpassen oder neue erstellen.

Eigene E-Mail Vorlage erstellen

Um ein neues Template zu erstellen, klicke auf Erstellen → E-Mail Template hinzufügen. Folgende Felder stehen dir dann zur Verfügung:

  • Typ – Wähle aus dem Dropdown Menü einen der vorhandenen E-Mail-Typen aus.
  • Beschreibung – Gib hier optional eine Beschreibung für deine E-Mail Vorlage ein.
  • Betreff – Der Betreff erscheint später beim Empfänger in der Betreffzeile.
  • Absender – Hierbei handelt es sich um den Absendernamen, welcher dem Kunden in der E-Mail angezeigt werden soll. Bei bereits bestehenden Templates ist hier immer der Name des Verkaufskanals in der Form {{ salesChannel.name }} eingetragen.
  • Anhänge – Dieser Bereich wird erst sichtbar, nachdem du die Vorlage einmal gespeichert hast. Hier kannst du Dateien zum Hochladen auswählen. Du kannst alternativ auch rechts in der Leiste auf das Bild-Symbol klicken.
  • Mail-Text – Gib hier den Text deiner E-Mail ein. Da einige E-Mail Provider keine HTML E-Mails zulassen, solltest du beide Textfelder ausfüllen. Klicke rechts an der Seite auf </> um dir die verfügbaren Variablen anzeigen zu lassen. Eine Vorschau deiner E-Mail kannst du über das Augen-Symbol anzeigen lassen. Über das Papierflieger-Symbol kannst du dir die E-Mail testweise an eine beliebige E-Mail Adresse schicken lassen.

Wenn Kopfzeile (bspw. Logo) und Fußzeile (bspw. Grußformel) in deinen E-Mail identisch sein sollen, kannst du hierfür ebenfalls Vorlagen erstellen und diese einem oder mehreren Verkaufskanälen zuordnen. Klicke zum Anlegen auf Erstellen → Kopf- und Fußzeile hinzufügen. Analog zu den E-Mail-Templates kannst du hier wieder einen HTML- und Plaintext unter Verwendung entsprechender Variablen eingeben. 

Eigene E-Mail Vorlage verwenden

Wenn du möchtest, dass anstelle der Standard-E-Mail Vorlagen deine eigenen Vorlagen verwendet werden, musst du dies im Flow Builder anpassen, indem du im betreffenden Flow die gewünschte E-Mail Vorlage auswählst. Mehr zum Flow Builder findest du in diesem Beitrag.

Kann ich den E-Mail Versand auch automatisieren?

Der E-Mail Versand aus der Pickware Admin kann mithilfe des Flow Builders automatisiert werden. Auch innerhalb der Shopify Admin gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Automatisierung. Weitere Informationen dazu findest du hier.

Wie kann ich den E-Mail Versand aus Pickware deaktivieren?

Wenn du gar keine E-Mails aus Pickware heraus versenden möchtest, kannst du den E-Mail Versand insgesamt deaktivieren. Die Option dazu findest du unter Einstellungen → System → E-Mail → Mailer. 

Mailversand_deaktivieren.png