Die Einstellungen für Benutzer und Benutzerrollen findest du unter Einstellungen → System → Benutzer & Rechte.
Welche Arten von Benutzern gibt es?
Im Bereich Benutzer findest du eine Auflistung aller existierenden Benutzer und kannst neue anlegen. Wie viele Benutzer du gleichzeitig haben kannst, hängt von deinem gebuchten Paket ab.
- Shop-Inhaber – Dies entspricht dem Inhaber des Pickware Accounts. Die Benutzerdaten des Shop-Inhabers werden daher auch direkt im Pickware Account geändert.
- Administratoren – Beim Erstellen eines neuen Benutzers kannst du per Checkbox anwählen, ob diejenige Person Administratorrechte haben soll. Administratoren haben Zugriff auf alle Funktionen in deiner Pickware Admin.
- Reguläre Benutzer – Hier kannst du individuell zusammenstellen, zu welchen Bereichen deiner Pickware Admin die Person Zugriff erhalten soll.
Was sind Benutzerrollen?
Rollen definieren, auf welche Bereiche der Pickware Admin ein Benutzer zugreifen darf und welche Aktionen dort möglich sind. Ein Benutzer kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen – die Berechtigungen der Rollen werden additiv kombiniert. Hat eine Rolle ein bestimmtes Privileg nicht, kann es durch eine andere Rolle ergänzt werden.
Für jede Rolle kannst du allgemeine Berechtigungen und detaillierte Privilegien vergeben.
Allgemeine Berechtigungen
Sie steuern, welche Bereiche der Pickware Admin für den Benutzer sichtbar sind.
Beispiel: Ein Benutzer sieht den Bereich Produkte nur, wenn die entsprechende allgemeine Berechtigung aktiv ist.
Detaillierte Privilegien
Diese bestimmen, welche Aktionen innerhalb eines Bereichs erlaubt sind, z. B. lesen, bearbeiten, erstellen oder löschen.
Beispiel: Ein Benutzer kann den Bereich Produkte zwar sehen, aber ohne product.write keine Produktdaten ändern.
Viele ERP-Funktionen erfordern neben den allgemeinen Berechtigungen zusätzlich bestimmte detaillierte Privilegien. Prüfe daher immer erst diese Berechtigungen, falls einem Nutzer bestimmte Funktionen fehlen.
Ein Benutzer kann mehrere Rollen gleichzeitig besitzen. Die Berechtigungen wirken dabei additiv: Alle Privilegien der zugewiesenen Rollen werden kombiniert.
Damit eine Funktion genutzt werden kann, müssen immer beide Ebenen zusammenpassen:
Die allgemeine Berechtigung zeigt den Bereich an.
Die detaillierten Privilegien steuern, was der Benutzer darin tun darf.
Einige ERP-Funktionen erfordern mehrere Privilegien gleichzeitig. Wenn eine Aktion nicht ausgeführt werden kann, obwohl der zugehörige Menüpunkt sichtbar ist, kann dies an einem oder mehreren fehlenden detaillierten Privilegien liegen. In diesem Fall erscheint eine Fehlermeldung, welche oft angibt, welche Privilegien fehlen. Um das Problem zu beheben, füge die fehlenden Privilegien zur Benutzerrolle hinzu und probiere es erneut.
Standardrollen und eigene Rollen
Pickware stellt dir vorkonfigurierte Rollen bereit, z. B. Pickware WMS User oder Pickware POS User. Diese Rollen werden bei Funktionserweiterungen automatisch aktualisiert und sollten daher nicht bearbeitet werden.
Wenn du individuelle Berechtigungen benötigst, lege eine neue Rolle an oder dupliziere eine bestehende Rolle. Eigene Rollen bleiben bei Updates unverändert bestehen.
Benutzerrolle für POS
Mit der Installation von Pickware POS wird deinem Shop die Benutzerrolle Pickware POS User hinzugefügt, welcher alle notwendigen Berechtigungen erhält, damit ein Benutzer die POS App bedienen kann. Nachfolgend findest du eine Übersicht der enthaltenen Berechtigungen.
- Grundberechtigungen - Diese Berechtigung muss immer vergeben werden. Wenn sie beim Speichern der Benutzerrollen nicht vergeben wurde, wird sie automatisch ausgewählt.
- Einrichtung durchführen - Diese Berechtigung ermöglicht es dem Benutzer, die POS App einzurichten (Einrichtung für: Deutschland, Österreich, Länder ohne Fiskalisierung).
- Ein- und Auszahlungen durchführen - Mit dieser Berechtigung können Ein- und Auszahlungen von Bargeld an der Kasse durchgeführt werden.
- Kassenabschluss durchführen – Dadurch kann der Benutzer am Ende eines Arbeitstages einen Kassenabschluss durchführen.
- Kassenschublade manuell öffnen – Die Berechtigung ermöglicht es, die Kassenschublade manuell über das App Menü zu öffnen.
- Produktpreis bearbeiten – Durch diese Berechtigung können die Produktpreise am POS bearbeitet werden.
- Rabatt gewähren – Durch diese Berechtigung können pro Produkt Rabatte sowie ein Warenkorbrabatt gewährt werden.
- Verkaufshistorie öffnen – Hierüber sieht der Nutzer alle vergangenen Verkäufe und kann eine Rückgabe initiieren.
- Warenkorb laden – Hierüber kann der Nutzer gespeicherte Warenkörbe aufrufen.
Diese Rolle dient als vollständige Vorlage für POS-Benutzer und kann bei Bedarf dupliziert werden, um individuelle Varianten anzulegen.