In diesem Beitrag erhältst du einen Überblick, wie du deine Bestelldokumente konfigurierst und an deine Anforderungen anpasst. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Lieferscheine, Stornorechnungen, Rechnungskorrekturen und Picklisten.
Es gibt bereits Dokumente, die global für alle Verkaufskanäle gelten. Eigene Dokumente kannst du einem speziellen Verkaufskanal zuordnen, sodass diese anstelle der globalen Dokumente verwendet werden.
Weitere Informationen zu speziellen Dokumententypen findest du hier:
- Wie konfiguriere ich mein Rechnungsdokument?
- Wie konfiguriere ich mein Rechnungskorrekturendokument?
- Wie passe ich die Dokumente für meine Lieferantenbestellungen an?
Wir zeigen dir in diesem Artikel wie du Dokumente für Verkaufskanäle verwaltest, welche Inhalte du konfigurieren kannst und wie du zusätzliche Informationen – wie Zusatzfelder oder beim Auslagern erfasste Daten – sichtbar machst.
Wo finde ich die Dokumenteneinstellungen?
Alle Einstellungen rund um Bestelldokumente findest du unter Einstellungen → Shop → Dokumente.
Hier siehst du eine Übersicht all deiner Dokumente. Du kannst die bestehenden Dokumente öffnen und bearbeiten oder über Dokument anlegen neue Dokumente erstellen.
Zuweisung des Dokumententyps und Verkaufskanals
Die bereits vorhandenen Standarddokumente gelten für alle Verkaufskanäle, erkennbar an dem Eintrag Global in der Spalte Zuweisung. Um Fehlern vorzubeugen, kannst du diesen Verkaufskanal nicht verändern. Falls du kanalspezifische Dokumente möchtest, musst du ein neues Dokument anlegen.
Sobald du ein neues Dokument anlegst, musst du zunächst einen Dokumententyp definieren. Anschließend kannst du das Dokument einem Verkaufskanal zuweisen. Ein Dokument kann einzelnen oder auch mehreren Verkaufskanälen zugewiesen sein.
Erscheinungsbild deiner Dokumente anpassen
Je nach Dokumententyp findest du im Bereich Einstellungen unterschiedliche Optionen zur Konfiguration. Beispielsweise kannst du hier dein Geschäftslogo hochladen (empfohlene Größe 1200 x 300 px), Seitenformat und -ausrichtung festlegen sowie Kopf- und Fußzeile, Nummerierung der Seitenzahlen und Bestellpositionen ein- oder ausblenden.
Mit diesen Optionen bestimmst du das grundlegende Erscheinungsbild deines Dokuments.
Für B2B-Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen gelten bestimmte gesetzliche Vorgaben. Diese kannst du unter anderem an dieser Stelle konfigurieren. Mehr Informationen dazu findest du beispielhaft in diesem Beitrag.
Neben Logo, Kopf- und Fußzeilen und der Seitengestaltung kannst du hier auch bestimmen, wie die Positionsliste auf dem Dokument dargestellt wird. Dazu gehören Optionen wie Preise anzeigen, Bestellpositionen nummerieren oder die Anzahl der Positionen pro Seite.
Die eigentlichen Bestellinformationen (Produktname, Artikelnummer, Menge usw.) stammen aus deiner Bestellung und lassen sich an dieser Stelle nicht einzeln ein- oder ausblenden. Wenn du zusätzliche Inhalte ergänzen möchtest, kannst du dafür Zusatzfelder nutzen.
Geschäftseinstellungen
Hier kannst du deine Unternehmensangaben eintragen. Dazu gehören bspw. die Firmenanschrift, E-Mail, Telefonnummer, Zahlungs- und Steuerinformationen, IBAN / BIC und Handelsregister-/Gerichtsangaben. Diese Informationen werden abhängig vom Dokumententyp an den vorgesehenen Stellen ausgegeben. Die Firmenanschrift erscheint z.B. oben rechts bzw. oberhalb der Zieladresse auf dem Rechnungsdokument.
Wenn du Lageradressen nutzt, erscheinen diese automatisch an den passenden Stellen. Wie du deine Lageradresse pflegst, findest du hier.
Zusatzfelder auf deinen Dokumenten anzeigen
Du kannst deine Dokumente auch mit Zusatzfeldern erweitern. Diese bieten flexible Möglichkeiten, Bestelldokumente an branchenspezifische oder betriebsinterne Anforderungen anpassen. Diese Zusatzfelder können direkt in den Dokumenten angezeigt werden, ohne dass eine Template-Anpassung nötig ist.
Wie du diese Zusatzfelder konfigurierst und welche Möglichkeiten sich dir dadurch bieten, erfährst du hier.
Beim Auslagern erfasste Informationen anzeigen (z. B. Seriennummern)
Wenn du mit der Pickware WMS App kommissionierst, können während des Auslagerns zusätzliche Angaben erfasst werden. Dazu gehören je nach Workflow beispielsweise Serien- oder Chargennummern, oder andere Eigenschaften, die sich von Produkt zu Produkt unterscheiden. Navigiere hierzu nach Einstellungen → Erweiterungen → Pickware ERP → Abschnitt Informationstypen.
Hier kannst du dein bestehenden Informationstypen einsehen und neue hinzufügen. Ob und wie diese Angaben dann später auf deinen Bestelldokumenten erscheinen sollen, legst du mit der Checkbox Auf Bestelldokumenten anzeigen fest. Diese erscheint direkt, falls du einen neuen Informationstypen erstellst. Welche Rolle diese Informationen während deines Kommissioniervorgangs spielen, erfährst du hier.
Deine konfigurierten Informationen werden jeweils automatisch an der passenden Stelle im Dokument ausgegeben. Auf Rechnungskorrekturen werden beim Auslagern erfasste Daten jedoch nicht angezeigt.
Wenn du Rechnungen oder Lieferscheine erzeugst, nachdem der Pickprozess abgeschlossen ist, können deine Kundinnen und Kunden so beispielsweise die Seriennummern ihrer Produkte direkt auf dem Dokument nachvollziehen.
Nummernkreise konfigurieren
Unter Einstellung → Nummernkreise kannst du bei Bedarf die bestehenden Nummernkreise anpassen sowie neue hinzufügen und über den Abschnitt Zuweisung steuern, für welchen Dokumententyp bzw. Verkaufskanal diese gelten sollen.
Einstellungen für Pickware WMS überprüfen
In den Einstellungen zu Pickware WMS kannst du festlegen, wann und wie Dokumente bei mehrstufiger Kommissionierung in WMS App erzeugt werden sollen. Mehr dazu findest du hier.
Einstellungen zum Dokumentendruck in Versandart konfigurieren
Du kannst für jede Versandart individuell festlegen, welche Dokumente in welcher Anzahl automatisch gedruckt werden sollen. Hier findest du mehr dazu.