Grundsätzlich gilt: Deine Produktinformationen pflegst du im Regelfall überwiegend in deiner Shopify Admin, von wo sie dann mithilfe des Produktimports nach Pickware übertragen werden. Ob eine Produkteigenschaft aus Shopify übermittelt wird, erkennst du an dem Shopify Symbol neben dem Feldnamen.
Wenn du in Pickware eine Änderung an einer Produkteigenschaft vornimmst, welche mit einem solchem Symbol versehen ist, wird die Änderung beim nächsten Produktimport wieder überschrieben. Um eine dauerhafte Änderung zu bewirken, muss die entsprechende Produkteigenschaft direkt in Shopify angepasst werden.
Du kannst in den Verkaufskanaleinstellungen bestimmte Produkteigenschaften vom Produktimport ausschließen. Diese werden dann in Pickware nicht länger durch den Produktimport überschrieben. Analog dazu verschwindet das Shopify Symbol neben dem entsprechenden Feldnamen. Mehr dazu findest du hier.
EAN / GTIN
Die EAN bzw. GTIN wird standardmäßig in Shopify gepflegt, kann aber auch über die Pickware Admin oder per WMS App erfasst werden. In Pickware kannst du für ein Produkt mehrere EANs durch Kommas getrennt hinterlegen.
Wenn du die EAN direkt in Pickware erfasst, empfiehlt es sich, das EAN-Feld in der Konfiguration des Produktimports auszuschließen, da andernfalls der manuell erfasste Wert bei der nächsten Produktaktualisierung durch das leere Feld aus Shopify wieder überschrieben wird. Mehr dazu findest du hier.
EAN / GTIN in der Pickware Admin erfassen
In den Produkteigenschaften kannst du in der Pickware Admin im Tab Allgemein unten im Bereich Auszeichnung die EAN bzw. GTIN für ein Produkt hinterlegen.
EAN / GTIN mit der WMS App erfassen
Alternativ hast du die Möglichkeit, diese mithilfe der WMS App zu hinterlegen. Öffne dazu die WMS App und navigiere über das App Menü oben links zu Produkte und Lagerplätze. Hier kannst du ein Produkt per Scan des Produktetiketts oder per Tastatureingabe auswählen. Anschließend kannst du die EAN scannen, um sie zu hinterlegen oder auf + Hinzufügen klicken und die EAN manuell eintippen.
Mehr Informationen zur Ansicht Produkte und Lagerplätze findest du hier.
Produktnummern mit dem Präfix „SW“ oder „PW“
Pickware vergibt automatisch Produktnummern, wenn für ein Produkt in Shopify keine SKU (Stock Keeping Unit) hinterlegt ist oder ein Produkt ohne SKU importiert wird. Diese automatisch erzeugten Produktnummern können mit dem Präfix SW oder PW beginnen.
Diese interne Produktnummer ist notwendig, damit Produkte technisch vollständig genutzt werden können – unabhängig davon, ob in Shopify eine SKU gepflegt ist.
Hauptprodukte von Varianten können in Shopify keine eigene SKU besitzen. Pickware vergibt daher auch hierfür automatisch eine interne Produktnummer. Um Verwirrungen zu vermeiden, werden diese Hauptprodukte in der Produktübersicht ausgeblendet.
Wenn du eigene SKUs in Shopify hinterlegst, werden diese beim nächsten Produktimport nach Pickware übernommen und ersetzen die automatisch generierte Produktnummer.
Zoll- und Versandinformationen
Für den internationalen Versand sind korrekte Zoll- und Versandinformationen pro Produkt wichtig. Diese Daten sind nötig für Zollpapiere, die eine schnelle Abwicklung im Ausland ermöglichen. Mehr Infos zum internationalen Versand findest du auch hier bei Shopify.
Gewicht, Zolltarifnummer und Herkunftsland
Die Felder Gewicht, Zolltarifnummer und Herkunftsland sind sowohl in Shopify als auch in Pickware verfügbar und sind standardmäßig im Produktimport enthalten.
| Hier findest du das Feld in Shopify | Hier findest du das Feld in Pickware |
| Produkteigenschaften → Versand → Produktgewicht | Produkteigenschaften → Spezifikationen → Maße & Verpackung → Zollinformationen → Gewicht |
| Produkteigenschaften → Versand → Code des Harmonisierten Systems (HS-Code) | Produkteigenschaften → Spezifikationen → Zusatzfelder → Zollinformationen → Zolltarifnummer (nach HS) |
| Produkteigenschaften → Versand → Herkunftsland/-region | Produkteigenschaften → Spezifikationen → Zusatzfelder → Zollinformationen → Herkunftsland |
Wenn du diese Daten primär in Pickware pflegen möchtest, stelle sicher, dass sie in der Konfiguration des Produktimports ausgeschlossen werden. Andernfalls könnten die von dir in Pickware erfassten Werte später durch einen späteren Produktimport aus Shopify überschrieben werden. Weitere Informationen findest du hier.
Fallback-Zollwert
Der Fallback-Zollwert ist eine zusätzliche, Pickware-spezifische Einstellung, die besonders für den Versand von kostenlosen Produkten relevant ist. Auch wenn ein Artikel keinen Preis in der Bestellung hat, benötigt der Zoll einen Wert für die Einfuhr.
Auf deinen Zolldokumenten wird für den Zollwert folgende Logik angewendet:
- Zunächst wird auf den Preis des Artikels in der Bestellung zurückgegriffen.
- Wenn dieser leer ist, wird der Wert im Feld Fallback-Zollwert in Standardwährung verwendet.
- Wenn auch dieses Feld leer ist, wird der im Produkt hinterlegte Nettopreis verwendet.
Du findest das Feld Fallback-Zollwert in Standardwährung unter Produkteigenschaften → Spezifikationen → Zollinformationen
Erweiterte Preise
In der Pickware Admin in den Produkteigenschaften im Tab Erweiterte Preise kannst du auf Basis von Preisregeln unterschiedliche Preise beispielsweise je nach Kundengruppe, Bestellmenge, Lieferland, Versand- oder Zahlungsart hinterlegen. Die Regeln greifen für manuell angelegte (B2B-)Bestellungen oder Bestellungen über Pickware POS.
Hierzu musst du zunächst eine Regel auswählen.
Im nächsten Schritt kannst du dann entweder einen Preis festlegen, der unabhängig von der Menge gilt oder du kannst Staffelpreise angeben. Der Preis in Brutto (links) und Netto (rechts) sind dabei jeweils miteinander verknüpft, sofern das Schloss-Icon dazwischen geschlossen ist (1), sodass du in diesem Fall nur einen Preis angeben musst und der andere automatisch berechnet wird.
Die automatische Berechnung des Preises erfolgt anhand des gewählten Steuersatz-Typs (standard, ermäßigt, stark ermäßigt) und den für das jeweilige Land geltende Steuersatz. Die Konfiguration dazu findest du unter Einstellungen → Shop → Steuern.
Preise in Fremdwährungen werden ebenfalls automatisch berechnet, sofern die Verknüpfung aktiv ist (2). Die verfügbaren Währungen kannst du unter Einstellungen → Shop → Währungen anlegen und verwalten. Die Umrechnung zu deiner Standardwährung erfolgt anhand eines Faktors, den du ebenfalls dort je Währung festlegen kannst.
Produkte direkt als versendet markieren
Du kannst für bestimmte Produkte, die keinen physischen Versand erfordern, festlegen, dass diese bei Bestelleingang automatisch als versandt markiert werden. Diese Funktion eignet sich beispielsweise für digitale Produkte und Dienstleistungen, aber auch für externe Fulfillment Produkte. Du findest die Einstellung in den Produktdetails unter Allgemein → Lieferbarkeit.
Bestandsführung
Standardmäßig sind mit Pickware alle deine Produkte bestandsgeführt, du kannst die Bestandsführung jedoch auch individuell deaktivieren. Dadurch können die Produkte jederzeit kommissioniert werden, unabhängig von ihrem Lagerbestand. Bitte beachte, dass diese Funktion erst ab Pickware Advanced zur Verfügung steht.
Um die Bestandsführung für ein Produkt zu deaktivieren, öffne die Produktdetails und navigiere im Tab Allgemein in den Abschnitt Lieferbarkeit. Dort muss die Option Lagerbestand verwalten deaktiviert werden.
Bestandsführung per CSV-Import konfigurieren
Wenn du für mehrere Produkte gleichzeitig die Bestandsführung aktivieren oder deaktivieren möchtest, bietet sich hierfür eine Änderung per CSV-Import an. Hierzu benötigst du ein neues Profil, welches du allerdings auf Basis eines bestehenden Profils erstellen kannst.
Navigiere dazu zu Einstellungen → Shop → Import/Export und wechsle in das Tab Profile. Suche dort nach Standardprofil Produkt und wähle Duplizieren aus.
In den Profileinstellungen im Tab Zuweisungen müssen nun zwei neue Mappings hinzugefügt werden werden. Tipp: Du kannst die Bezeichnungen hier rauskopieren und in deiner Pickware Admin einfügen.
| CSV-Name | Datenbank-Eintrag |
|---|---|
| stock_management_disabled | pickwareErpPickwareProduct.isStockManagementDisabled |
| pickware_product_id | pickwareErpPickwareProduct.id |
Wechsle nun zum Tab Erweiterte Einstellungen und weise dort der Entität Pickware ErpPickwareProduct den Bezeichner id zu.
Klicke abschließend auf Profil speichern.
Führe nun einen CSV-Export deiner Produkte mit dem neu erstellen Profil durch. Bitte beachte dabei unsere Tipps zum Umgang mit CSV-Dateien. Die CSV-Datei sieht dann wie folgt aus:
Über die Spalte stock_management_disabled kannst du die Bestandsführung je Produkt aktivieren bzw. deaktivieren und die aktualisierte CSV-Datei anschließend neu hochladen.
| stock_management_disabled = 0 | stock_management_disabled = 1 |
|---|---|
| Bestandsführung ist aktiviert | Bestandsführung ist deaktiviert |
Meldebestand
Mithilfe des Meldebestands weißt du, wann du ein Produkt nachbestellen solltest und kannst so deinen Lagerbestand und deine Bedarfsplanung optimieren. Er setzt sich in der Regel aus dem Mindestbestand und einem Sicherheitspuffer, basierend auf den Bestell- und Lieferzeiten deiner Lieferanten zusammen. In Pickware ERP legst du pro Produkt einen globalen Meldebestand fest. Dies bedeutet, dass die Bestände aller Lager berücksichtigt werden.
Den Meldebestand kannst du auch in der Bestandsübersicht einsehen, wenn du die Ansicht Je Produkt auswählst.
Meldebestand hinterlegen
Um den Meldebestand für ein Produkt zu hinterlegen, hast du zwei Möglichkeiten.
- Um den Meldebestand für einzelne Produkte zu hinterlegen, öffne innerhalb der Produktdetails den Tab Bestand. Im Abschnitt Bestandsgrenzen kannst du im Feld Meldebestand einen beliebigen Wert eintragen
- Per CSV-Import kannst du den Meldebestand bequem für mehrere Produkte gleichzeitig hinterlegen. Gehe dazu auf Lagerhaltung → Bestandsübersicht und wechsle in die Ansicht Je Produkt. Klicke nun auf den blauen Export Button oben, um eine CSV-Datei mit allen Produkten herunterzuladen. Nachdem du in dieser Datei die gewünschten Meldebestände eingetragen hast, kannst du sie über den Import Button wieder hochladen.
Für den Import in Pickware muss die CSV-Datei UTF-8-codiert sein sowie Semikolons als Trennzeichen verwenden. Weitere Details dazu und wo du die entsprechende Konfigurationsmöglichkeit in deinem Tabellenkalkulationsprogramm findest, erfährst du hier.
Meldebestandsbenachrichtigungen per E-Mail
Über den Flow Builder kannst du dir täglich eine Liste aller Produkte per E-Mail zukommen lassen, die den Meldebestand erreicht oder überschritten haben.
Flow aktivieren
Gehe dazu auf Einstellungen → Shop → Flow Builder und suche nach dem Flow Reorder Mail. Klicke dort im Kontextmenü auf Bearbeiten.
Aktiviere den Flow über die Checkbox und klicke dann oben auf Speichern.
Zeitpunkt der Benachrichtigung konfigurieren
Unter Einstellungen → Erweiterungen → Pickware ERP kannst du die Uhrzeit der Benachrichtigung festlegen.
Bei der Kommissionierung erforderliche Informationen erfassen
In den Produktdetails kannst du festlegen, dass bei der Kommissionierung per WMS App bestimmte Informationen abgefragt werden sollen, beispielsweise Seriennummern. Über die Suchleiste deiner Pickware Admin kannst du ebenfalls nach auf diese Weise erfassten Informationen suchen und bekommst dann die entsprechende(n) Bestellung(en) angezeigt. Die Funktion steht dir mit Pickware WMS zur Verfügung.
Hierzu müssen zunächst entsprechende Informationstypen unter Einstellungen → Erweiterungen → Pickware ERP → Informationstypen angelegt werden. Du kannst an dieser Stelle auch festlegen, ob der Informationstyp anschließend auf den Bestelldokumenten angezeigt werden soll.
Anschließend kannst du in der Produktdetails im Abschnitt Lieferbarkeit auswählen, welche davon bei der Kommissionierung abgefragt werden sollen.
Die Abfrage in der WMS App sieht dann wie folgt aus:
Auf diese Weise erfasste Informationen kannst du anschließend auch in den Bestellungsdetails in der Pickware Admin einsehen. Navigiere dazu innerhalb der Bestellung im Tab Allgemein zum Bereich Positionen und klicke dort auf das Icon in der Spalte Versendet.
Wenn das Produkt, für welches die Zusatzinformationen erfasst wurden, Teil einer Stückliste ist, findest du die hinterlegte Information über das entsprechende Icon in der Spalte Name und dann für das jeweilige Produkt in der Spalte Versendet.
Besonderheit bei Variantenprodukten
Bei Produkten mit Varianten werden alle Einstellungen, einschließlich der Abfrage nach Zusatzinfos, vom Hauptprodukt automatisch auf die Varianten übertragen. Diese Abfrage kann nicht übersprungen werden. Wenn du bei einzelnen Varianten keine Zusatzinformationen erfassen möchtest, solltest du daher die Vorgaben der Bei der Kommissionierung erforderlichen Informationen jeweils pro Variante und nicht auf Hauptproduktebene pflegen. Auf diese Weise erscheint die Abfrage nur bei den betreffenden Varianten.
Pickanweisungen für Produkte und Bestellungen
Du hast die Möglichkeit, sowohl für einzelne Produkte als auch Bestellungen Pickanweisungen für deine Mitarbeitenden im Lager zu hinterlegen. Diese Informationen erscheinen dann sowohl auf der Pickliste als auch in der WMS App. Nachfolgend zeigen wir dir, wo du die Pickanweisungen hinterlegen kannst.
Pickanweisungen für Produkte hinterlegen
Pickanweisungen für Produkte kannst du direkt in Shopify hinterlegen, entweder manuell oder automatisiert, bspw. über Shopify Flow,. Diese werden dann beim Produktimport nach Pickware übertragen. Du findest das entsprechende Feld in Shopify in den Produkteigenschaften unter Produkt-Metafelder → Pickanweisung (Pickware)
Pickanweisungen für Bestellungen hinterlegen
Pickanweisungen für Bestellungen können ebenfalls direkt in Shopify hinterlegt werden und werden direkt nach Pickware übertragen. Das entsprechende Feld dazu findest du in den Bestellungsdetails im Bereich Metafelder. Du kannst das Feld auch automatisiert, bspw. über Shopify Flow, befüllen lassen.
Pickanweisung auf der Pickliste
So sieht die von dir angegebene Pickanweisung für ein Produkt bzw. die gesamte Bestellung auf der Pickliste aus.
Pickanweisung in der WMS App
Die Pickanweisung für ein Produkt kannst du einsehen, indem du auf das gelbe Symbol neben dem Lagerbestand des Produktes tippst.