Um zu erfahren, wie du Bestellungen automatisiert und effizient mit der WMS App kommissionieren kannst, klicke hier.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Bestellungen in der Pickware Admin bearbeiten kannst. Darüber hinaus findest du weiter unten Informationen zu Produkten ohne Versanderfordernis und was passiert, wenn du Bestellungen nachträglich anpassen möchtest.
Wenn du die Pickware Admin für manuelle B2B Bestellungen nutzt, findest du ganz am Ende dieses Beitrags weitere Informationen, was du bei der Kommissionierung dieser Bestellungen beachten musst.
Bestellübersicht
Unter Bestellungen → Übersicht findest du alle Bestellungen aus deinem Shopify Shops. Das Präfix vor der Bestellnummer setzt sich standardmäßig aus SHPFY und den Initialen deines Shopnamens zusammen. Du kannst es bei Bedarf in den Verkaufskanaleinstellungen unter Allgemein → Grundeinstellungen anpassen.
Die Bestellnummer selbst wird aus deinem Shopify Shop übernommen, sodass du jederzeit nachverfolgen kannst, welche Bestellungen zusammengehören.
Links siehst du als farbliches Icon die Kommissionierbarkeit der jeweiligen Bestellung. Die Farben haben folgende Bedeutung:
- Grün: alle Produkte sind vorrätig und die Bestellung kann vollständig kommissioniert werden.
- Gelb: einige Produkte sind vorrätig, sodass eine Teillieferung möglich ist.
- Rot: keines der enthaltenen Produkte ist vollständig auf Lager.
- Grau: die Bestellung wurde bereits versandt oder storniert.
Über das Filtersymbol rechts kannst du die Liste der Bestellungen individuell anpassen, indem du die Bestellungen nach einem oder mehreren Bestell-, Zahlungs- und Lieferstatus und/oder zusätzlich nach der Kommissionierbarkeit filterst.
Du kannst dir außerdem auch nur Bestellungen anzeigen lassen, die ein bestimmtes Produkt enthalten. Rufe dazu das gewünschte Produkt auf und wechsle zum Tab Bestellung. Du siehst dann alle Bestellungen mit diesem Produkt, in welcher Menge es enthalten ist, den Preis sowie Bestell-, Zahlungs- und Lieferstatus. Auch hier kannst du verschiedene Filter anwenden.
Um eine Bestellung zu öffnen, klicke auf die Bestellnummer.
Detailansicht der Bestellung
Alle Informationen zur Bestellung sind in den Tabs Allgemein, Details, Dokumente, Versandetiketten und Retouren organisiert. Direkt darunter findest du im Tab Allgemein die Schnellbuttons zum Versenden der Bestellung, Erfassen von Retouren und dem Erstellen von Rechnungen und Rechnungskorrekturen.
Pickliste erstellen
Um den Pickprozess zu erleichtern, kannst du dir eine Pickliste je Bestellung erstellen. Öffne dazu den Tab Dokumente, klicke auf Neues Dokument erstellen und wähle den Dokumententyp Pickliste aus.
Auf der Pickliste findest du neben allen relevanten Daten zum Kunden und zur Bestellung die enthaltenen Produkte sortiert nach Lagerplatz sowie deren Anzahl. Wenn ein Produkt auf mehreren Lagerplätzen vorhanden ist, wird der erste Lagerplatz fett gedruckt und alle weiteren Lagerplätze werden als Alternative darunter aufgelistet.
Darunter findest du die Pickanweisung für die Bestellung, die du bei der Erstellung des Dokuments angeben kannst. Pickanweisungen können auch je Produkt hinterlegt werden, mehr Informationen dazu findest du hier.
Rechnung erstellen
Generell kannst du mehrere Rechnungen pro Bestellung erstellen und für jede Rechnung eine Rechnungskorrektur. Der empfohlene Zeitpunkt zur Rechnungserstellung ist mit dem Statuswechsel der Bestellung auf In Bearbeitung.
Bevor du eine Rechnung erstellst, gehe sicher, dass du das Dokument vollständig konfiguriert hast.
Um eine Rechnung zu erstellen, klicke einfach in der Detailansicht der Bestellung auf den entsprechenden Schnellbutton.
Du kannst alternativ auch Rechnungen automatisch bei Bestelleingang erstellen lassen. Wie das funktioniert, erklären wir dir in diesem Beitrag.
Die erstellte Rechnung wird dir neben den anderen Bestelldokumenten im Tab Dokumente angezeigt und kann dort bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden.
Wenn du die Rechnung automatisch an deine Kunden senden möchtest, findest du hier die Anleitung dazu. Weitere Informationen rund um die Konfiguration des E-Mail-Versands findest du hier.
Rechnungskommentar hinterlegen
In der Shopify Admin hast du die Möglichkeit einen Rechnungskommentar zu hinterlegen. Hierzu findest du innerhalb einer Bestellung den Bereich Metafelder und dort das Feld Rechnungskommentar. Der hier eingegebene Kommentar wird ebenfalls nach Pickware übertragen und dort für die Rechnungerstellung berücksichtigt.
Alternativ kannst du auch in der Pickware Admin beim Erstellen einer Rechnung einen Kommentar hinzufügen. Bitte beachte, dass das Feld leer erscheint, auch wenn du bereits in der Shopify Admin einen Kommentar hinterlegt hast. Dieser wird trotzdem auf der Rechnung korrekt angezeigt.
Versandetiketten erstellen
Versandetiketten können entweder innerhalb einer Bestellung im Tab Versandetiketten oder direkt aus der Bestellübersicht heraus erstellt werden. Alle Informationen dazu findest du hier.
Bestellung versenden
Über den entsprechenden Schnellbutton kannst du deine Bestellung versenden, dabei das Lager auswählen, aus dem der Bestand ausgebucht werden soll sowie automatisch den Lieferstatus auf Versandt anpassen lassen.
Statuswechsel
Im Tab Allgemein im Bereich Info kannst du den Bestellstatus anpassen. Dabei hast du die Möglichkeit, auch deine Kunden über die Statusänderung zu informieren. Bei Bestellungen aus deinem Shopify Shop ist die Option zum Versenden von E-Mails standardmäßig deaktiviert, da der E-Mail Versand über Shopify erfolgt. Wenn du möchtest, dass deine Kunden trotzdem eine E-Mail erhalten soll, aktiviere die Option E-Mail an Kunden senden. Alle Statusänderungen werden auch immer an deine Shopify Administration übertragen.
Erstellung von Bestelldokumenten automatisieren
In Pickware und Shopify stehen dir verschiedene Tools zur Verfügung, mit denen du deine Bestelldokumente automatisch erstellen lassen kannst. Weitere Informationen dazu findest du hier. Darüber hinaus können die Bestelldokumente auch automatisch erstellt werden, wenn du deine Bestellungen direkt mit der WMS App kommissionierst.
Produkte ohne Versanderfordernis
Die Vorgehensweise für die Kommissionierung von Produkten ohne Versanderfordernis hängt davon ab, ob sich ausschließlich Produkte ohne Versanderfordernis oder auch weitere Produkte in der Bestellung befinden.
Die Bestellung enthält Produkte ohne Versanderfordernis sowie Produkte mit physischem Bestand
In diesem Fall kannst du die Bestellung ganz regulär wie oben beschrieben über die Pickware Administration kommissionieren. Eine Kommissionierung über die WMS App ist hier nicht möglich.
Die Bestellung enthält nur Produkte ohne Versanderfordernis
Da solche Bestellungen ohne Möglichkeit zur Änderung des Lieferstatus an der Pickware Administration übertragen werden, bietet es sich an, die Bestellung stattdessen über die Shopify Administration zu kommissionieren. Durch die Synchronisation zwischen Pickware und Shopify wird die Bestellung anschließend auch in der Pickware Administration als abgeschlossen markiert.
Bestellung nachträglich anpassen
Wenn du die Anzahl einer Bestellposition in Shopify reduzierst, wird auch die Anzahl in Pickware entsprechend auf die Anzahl der verbliebenen Produkte reduziert. Die Anzahl in Pickware zeigt dabei immer die verbliebene Bestellmenge an, unabhängig davon, ob die Position bereits teilweise in Shopify versendet wurde. Wenn eine Bestellposition in Shopify auf die Anzahl 0 reduziert wird, wird das Produkt in Pickware aus der Bestellung entfernt, in Shopify ist es mit dem Hinweis Removed weiterhin in der Bestellung sichtbar. Die Gesamtsumme der Bestellung sowie die Steuer werden dabei immer anhand der verbliebenen Produkte neu berechnet.
Nachträglicher Statuswechsel
Auch wenn sich eine Bestellung bereits im Status Versandt befindet, kannst du den Status vor dem tatsächlichen Versand jederzeit anpassen, wenn beispielsweise die Bestellung wegen fehlender Ware kurzzeitig zurückgestellt werden muss. Bereits ausgebuchte Bestände bleiben weiterhin ausgebucht. Wenn du den Status anschließend wieder auf Versendet setzt, sind folgende Szenarien zu unterscheiden:
-
Du hast der Bestellung neue Produkte hinzugefügt oder die Mengen der enthaltenen Produkte erhöht
- Beim Statuswechsel wird der zusätzliche Bestand aus dem Lager ausgebucht.
-
Die enthaltenen Produkte und Mengen sind unverändert
- Es wird lediglich der Status gewechselt.
-
Du hast Produkte aus der Bestellung entfernt oder deren Menge verringert
- Es wird lediglich der Status gewechselt. Die Bestände müssen anschließend manuell korrigiert werden.
Kommissionierung von manuellen B2B Bestellungen
Bestellungen, die du manuell in Pickware angelegt hast, beispielsweise B2B, können grundsätzlich wie reguläre Bestellungen kommissioniert werden. Sie unterscheiden sich lediglich dahingehend, dass die Zahlung nicht in Shopify abgewickelt wird.
Dokumente per E-Mail Versand
Falls du deinen B2B Kunden E-Mails direkt aus der Pickware Admin heraus senden möchtest, findest du hier im Beitrag verschiedene Einstellungen zum Thema E-Mail Versand und Hinweise, wie du deine E-Mail Vorlagen bearbeiten kannst.
Grundsätzlich können E-Mails im Rahmen einer Statusänderung versendet werden. Dazu kannst du bei folgender Abfrage einfach die Checkbox unten aktivieren.
Du kannst aber ansonsten auch einzelne Bestelldokumente per E-Mail versenden. Gehe dazu innerhalb der Bestellung in den Tab Dokumente und klicke auf die drei Punkte hinter dem betreffenden Dokument. Wähle hier die Option Dokument senden aus. Ob ein Dokument bereits versendet wurde, erkennst du auch an dem grünen Haken bzw. roten X in der Spalte Gesendet.
Im nächsten Fenster siehst du eine Vorschau der E-Mail entsprechend der verwendeten E-Mail Vorlage. Klicke auf Dokument senden, um die E-Mail an deinen Kunden zu versenden.
Zahlung und Zahlungsstatus
Für reguläre Bestellungen, die über deinen Shopify Shop eingehen, wird die Zahlung direkt über Shopify abgewickelt. Bei manuell in der Pickware Admin angelegten Bestellungen erfolgt die Zahlungsabwicklung ebenfalls außerhalb von Pickware. Du kannst jedoch den Zahlungsstatus dieser Bestellungen verfolgen , indem du den Zahlungsstatus in Pickware nutzt. Du findest diesen in den Bestelldetails im Tab Allgemein.